Office Manager (m/w/d)

Festanstellung durch unseren Kunden
Köln
Startdatum: sofort
Referenznummer: 689003/1
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Über das Unternehmen

  • Als modernes Unternehmen entwickelt sich unser Mandant ständig weiter und geht dabei immer wieder neue Wege.
  • Unser Kunde ist ein erfolgreiches Unternehmen, das neben einer hervorragenden Positionierung auf dem Markt auf ein spannendes und dynamisches Arbeitsumfeld verweisen kann.

Ihre Aufgaben

  • Planung und Umsetzung aller im Office Management anfallenden Aufgaben 
  • Organisation des Empfangs und Betreuung von Besuchern 
  • Betreuung der Telefonzentrale 
  • Terminkoordination, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost 
  • Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache 
  • Selbstständige, zuverlässige Reiseorganisation 
  • Verwaltung und Vorbereitung der Konferenzräume inkl. Präsentationstechnik für externe und interne Meetings 
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung externer und Inhouse-Veranstaltungen 
  • Büromaterialverwaltung, Bestellungen, Arbeitsplatzorganisation 
  • Übernahme von Recherchetätigkeiten 
  • Anlegen, Verwalten und Pflegen von Datenbanken und Archiven / Stammdatenpflege
  • Koordination und Verwaltung des Bereiches Arbeitsschutz- und -sicherheit 
  • Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner für die Büroräume
  • Fuhrparkmanagement  

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufm. Ausbildung 
  • Idealerweise erste Berufserfahrung im Sekretariat/Assistenzbereich 
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
  • Sicherer Umgang mit MS-Office365, sehr gute Internetkenntnisse 
  • Durch- und Umsetzungsstärke, Belastbarkeit, Eigeninitiative und Flexibilität 
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Eine ausgeprägte Serviceorientierung mit hohem Qualitäts- und Ordnungsanspruch 
  • Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein, Hands-on-Mentalität 
  • Rasche Auffassungsgabe

Ihre Benefits

  • Eine motivierende Arbeitsatmosphäre mit viel Flexibilität, Freiraum und Eigenverantwortung 
  • Anspruchsvolle und herausfordernde Tätigkeit / eigenverantwortlicher Tätigkeitsbereich 
  • Flache Hierarchien mit kurzen Wegen und schnellen Entscheidungen 
  • Attraktive Vergütung 
  • Moderner Arbeitsplatz in einem stylischen Büro in TOP-Location im Rheinauhafen (mit PKW-Stellplatz) 
  • Kostenlose Getränke wie Kaffee, Tee und Softdrinks, Teilnahme an gemeinsamen Teamevents und -reisen 
  • Betriebliche Krankenzusatzversicherung 
  • Ein gutes Betriebsklima und offene Zusammenarbeit in einem agilen und modernen Team

Gehaltsinformationen

  • Attraktive, leistungsorientierte Vergütung

Über Hays

Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.

Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung

  1. Analyse der Qualifikationen
  2. Kennenlernen
  3. Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
  4. Vertragserstellung mit Hays
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  2. 1. Analyse der Qualifikationen

    Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.

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Ihr Kontakt bei Hays

Laura Berrenrath
Referenznummer : 689003/1
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