Administrative Assistenz (m/w/d)

Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
Großraum Mainz
Startdatum: sofort
Referenznummer: 506312/1
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Ihre Aufgaben

  • Selbstständige Führung des Sekretariats und Organisation von Meetings und Videokonferenzen
  • Betreuung von Gästen
  • Unterstützung bei Reiseplanungen und Abrechnung der Reisekosten
  • Bestellung von Publikationen aller Art
  • Organisation von Warensendungen inklusive Gefahrguttransporten unter Einhaltung der Richtlinien und Standards, sowie Archivierung der entsprechenden Dokumentation
  • Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei der Erstellung von Verträgen, Durchführung von Denied Party Screens, Korrespondenz mit Vertragspartnern und Zusammenstellung von Vertragsunterlagen für die Compliance Prüfung
  • Unterstützung im Bestellwesen und im Rechnungswesen
  • Einholen von notariellen Beglaubigungen und anderen gesetzlichen bzw. juristischen Dokumenten

Ihr Profil

  • Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss
  • Fundierte Berufserfahrung.
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kenntnisse: SAP, Import und Export, Erfahrungen mit MS Office, Planen von Meetings mit Outlook, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Online-Kommunikation (z.B. WebEx und Teams etc.)
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und Erfahrung mit Compliance und anderen Richtlinien
  • Effektive Selbstorganisation
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowie Spaß an der Arbeit in internationalen Teams und gute Umgangsformen

Ihre Benefits

  • Internationales Unternehmen

Über Hays

Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie ebenso wie in der Biotechnologie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Ansprechpartner, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Experten, um sich beruflich zu entwickeln und an ihrer Karriere zu arbeiten. Ihnen als Kandidat bieten wir dabei als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung

  1. Analyse der Qualifikationen
  2. Kennenlernen
  3. Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
  4. Vertragserstellung mit Hays
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  2. 1. Analyse der Qualifikationen

    Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.

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Ihr Kontakt bei Hays

+ 49 621 1788-4297
Referenznummer : 506312/1
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