Ihre Aufgaben
- Organisation und Nachbereitung von Projektmeetings
- Koordination von Meetings und Veranstaltungen einschließlich Protokollerstellung
- Unterstützung der operativen Projektarbeit
- Unterstützung bei Tagungen (z. B. Außendiensttagungen), Veranstaltungen (Messen, Kongresse, Ad-Boards, Produktinformationsveranstaltungen)
- Professionelles Büro Management und Assistenz sowie verantwortungsvolle und effiziente Unterstützung des Marketing Head und des Teams in allen organisatorischen Belangen und im Tagesgeschäft
- Reporting und Kommunikation, d.h. Unterstützung bei der internen Kommunikation und bei der Vorbereitung von Meetings (inklusive Nachbearbeitung) sowie beim Reporting innerhalb der Organisation
- Eigenverantwortliche allgemeine Büroorganisation einschließlich vorausschauender Terminorganisation und -koordination und nach Bedarf Aktualisierung der für die Geschäftseinheit relevanten Verteiler und Übersichten
- Unterstützung bei der Erstellung von Werbematerialien: Preisangebote bei Dienstleistern einholen, Beauftragung von Druckaktivitäten, Überarbeitung / Aktualisierung von Werbematerialien
- Korrespondenz mit Agenturen und Dienstleistern/Lieferanten
- Rechnungsprüfung und Rechnungsanerkennung aller Materialeinkäufe sowie Einzelrechnungen
- Anlage/Aktualisierung Werbemittel-Handlager
- Bearbeitung der Bestellanforderungen (Werbematerial)
- Materialorganisation und Versand im Rahmen von Onboarding neuer Mitarbeiter
- Selbständiges Erledigen sämtlicher anfallender postalischer und elektronischer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Reiseplanung, -buchung, -organisation, -abrechnung und Vorbereitung von Unterlagen für Geschäftsreisen
- Anfertigen von (vertraulichen) Unterlagen/Dokumenten, Vertragsentwürfen, professionellen Präsentationen, Reportings etc.
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung zum Bürokaufmann (m/w/d) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
- Fundierte, mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position
- Projektmanagement-Erfahrung
- Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sichere EDV-Kenntnisse (MS-Office), insbesondere Excel und PowerPoint
- Hohes Organisationsgeschick
- Selbständige, pro-aktive, eigenverantwortliche und effektive Arbeitsweise • Rasche Auffassungsgabe und Teamfähigkeit
- Selbstbewusstes, kundenorientiertes und kooperatives Auftreten sowie souveräner Umgang mit verschiedensten internen und externen Gesprächspartnern
Ihre Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie ebenso wie in der Biotechnologie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Ansprechpartner, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Experten, um sich beruflich zu entwickeln und an ihrer Karriere zu arbeiten. Ihnen als Kandidat bieten wir dabei als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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