Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation und Leitung des Büros mit 55 Mitarbeitern
- Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, national wie international
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz
- Bedienung der Telefonzentrale
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
- Termin- und Reiseplanung
- Übernahme von kleineren Projekten
- Du empfängst und betreust die Gäste und hast den Überblick über die Konferenzräume
- Koordination des Facility-Management und internen Umzüge
- Kommunikation und Koordination mit Dienstleistern und Lieferanten
- Bestellungen Office Material
- Verantwortlich für interne Prozesse und Verwaltung der Key-cards, Update Küchenplan, Geburtstage etc.
- Du übernimmst das Projektmanagement für diverse Ad-hoc-Projekte im Bereich Office Organisation
- Unterstützung bei der Organisation von internen Veranstaltungen
- Unterstützung im Beschaffungswesen anderer Abteilungen
Ihr Profil
- Du hast bereits Erfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz
- Du bist die Visitenkarte des Unternehmens und die gute Seele des Hauses
- Routine im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) sowie sehr gut Englischkenntnisse
- Erfahrung im Management von teilweise komplexen administrativen Prozessen sowie großes Organisationsgeschick
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
- Dich bringt nichts aus der Ruhe, Du kannst priorisieren, bist verantwortungsbewusst, hilfsbereit und belastbar
- Du arbeitest gerne im Team, bist zuverlässig, flexibel und zeichnest Dich durch eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise aus
- Starke kommunikative Fähigkeiten und das Verständnis, dich als Dienstleister und erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter zu sehen
- Neue Themen- und Fragestellungen gehst Du proaktiv, lösungsorientiert an
Ihre Benefits
- Wir beraten und vermitteln Sie kostenfrei
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Gleiche Chance für Berufs-, Quer- und Wiedereinsteiger
- Einarbeitung und Weiterbildungen
- Kontakt und Vernetzung mit den interessanten Unternehmen
- Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung Ihres Bewerbungsgespräches und Vertragsverhandlungen und begleiten Sie auf Wunsch zu den Gesprächen
- Wir erstellen Ihnen eine Auswahl pass genauer Kundenvakanzen und entscheiden gemeinsam, bei welchem Unternehmen wir Sie vorstellen
- Sie haben einen persönlichen Berater an Ihrer Seite
- Unterstützung zur Direkteinstellung beim Kunden
Über Hays
Echte Finance-Experten sind rar, und sie sind gefragt. Dementsprechend hoch ist Ihr Marktwert. Als Finance-Spezialist stehen Ihnen alle Türen offen, etwa in den Bereichen Accounting, Controlling, Corporate Banking, Interim-Management, Risk-Management oder Treasury. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihrer Erfahrung vermitteln wir Ihnen den passenden Job. Mit uns finden Sie das optimale Umfeld – und das völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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