Digitales Onboarding für neue Mitarbeiter im Homeoffice

Zu Beginn des  neuen Monats erwarten Sie einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin? Ein neuer Arbeitsplatz ist eingerichtet, das Team informiert? Digitales Onboarding stellt wohl zunächst jeden Arbeitgeber und jede Arbeitgeberin vor die Herausforderung, online genauso gut neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Team und die Arbeitsprozesse zu integrieren, wie offline. Doch was müssen Sie beachten, wenn Sie ein Onboarding im Homeoffice durchführen?

Den Trend zu Remote Work hat die Corona-Pandemie forciert. Ganze Prozesse wurden digitalisiert, Meetings werden virtuell durchgeführt und auch Bewerbungsprozesse finden in vielen Unternehmen komplett online statt. Und auch, wenn einige Firmen und Organisationen wieder zur Präsenzarbeit zurückkehren, wird dieser Trend bestehen bleiben. Der Anteil an Remote-Arbeit wird steigen. Umso wichtiger, ein digitales Onboarding im Homeoffice so durchzuführen, dass HR-Verantwortliche neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch digital schnell in das Team integrieren und an die bestehenden Arbeitsstrukturen und Prozesse heranführen.

Deswegen wollen wir Sie beim digitalen Onboarding unterstützen – mit unserem Leitfaden zum digitalen Onboarding als Download.

Digitales Onboarding – Ihr klassischer Onboarding-Prozess nur digital

Wahrscheinlich haben Sie schon etliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Präsenz eingearbeitet und konnten diese schnell innerhalb der ersten Wochen ins Team integrieren und an ihre neuen Aufgaben heranführen. Im besten Fall haben Sie bereits einen Onboarding-Prozess oder einen Einarbeitungsplan, den Sie immer wieder als Grundlage nutzen und an die Bedürfnisse Ihrer neuen Kolleginnen und Kollegen anpassen. Ihr digitales Onboarding beinhaltet die gleichen Schritte wie die klassische Einarbeitung, lediglich mit einem höheren technischen Aufwand und den Verzicht auf ein persönliches Miteinander.

Doch unabhängig davon, ob ein Onboarding digital oder analog durchgeführt wird: Das beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und beinhaltet drei Phasen.

Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses

Als Startschuss für den Onboarding-Prozess sollten Sie bereits das Vorstellungsgespräch betrachten. Denn verläuft dieses für beide Seiten optimal, resultieren daraus Gehaltsverhandlungen, ein Gespräch über einzelne Aspekte des Arbeitsvertrags und letzten Endes die Anstellung. Spätestens mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags geht es an die Planung und Durchführung des Onboardings in diesen drei Phasen:

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  2. Preboarding

    Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen schon in den Startlöchern für den ersten Arbeitstag in Ihrem Unternehmen. Und mit ziemlicher Sicherheit haben diese im Vorfeld schon wichtige Fragen in petto. Um die erste Aufregung zu nehmen, hilft es, bereits vor dem ersten Arbeitstag über Ihre Unternehmenswerte, die genaue Stellenbeschreibung oder die einzelnen Schritte der Einarbeitung zu informieren. Versenden Sie die Informationen zu Ihrem digitalen Onboarding einfach per E-Mail. Am besten sogar schon mit den jeweiligen Ansprechpersonen in Ihrem Unternehmen in CC – so reduzieren Sie die Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme spürbar.

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  4. Orientierung

    Mit dem ersten Arbeitstag startet das eigentliche Onboarding. Jetzt holen Sie Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „an Board“ und geben ihm oder ihr Orientierung in der neuen Arbeitsumgebung. Dazu gehört eine herzliche Begrüßung ebenso wie der Rundgang durch Ihre Räumlichkeiten und die Vorstellung des Teams – beim digitalen Onboarding nutzen Sie hierfür am besten eine Software mit Videotelefonie, um sich zu sehen. Nutzen Sie diesen ersten Tag bereits, um Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen in die ersten Arbeitsabläufe und Tätigkeiten einzuführen und stellen Sie benötigte Hard- und Software zur Verfügung. Nichts ist ärgerlicher als ein Arbeitsplatz, der erst nach und nach errichtet wird. Die Phase der Orientierung erstreckt sich meist bis zum dritten Monat. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie gemeinsam Ziele, Erwartungen und Aufgaben zusammen festlegen, sodass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Einarbeitungszeit gut orientieren können. Auch die Orientierungsphase können Sie ganz einfach online durchführen. Dazu gibt es ausreichend Tools für Video-Calls oder Chatrooms, die von Ihren Kolleginnen und Kollegen zum Kennenlernen und täglichem Austausch genutzt werden können. Das ersetzt zwar nicht die persönliche Interaktion, verstärkt dennoch die persönliche Bindung Ihres neuen und alten Teams.

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  6. Integration

    Achten Sie auf die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und zwar ab dem ersten Tag. Registrieren Sie Zwischentöne, gehen Sie individuell sowie empathisch auf Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen ein und haben Sie stets ein offenes Ohr. Nicht ist schlimmer, als neue Team-Mitglieder während einer ressourcenintensiven Einarbeitung zu verlieren. Interne Weiterbildungen oder Teamevents machen jedes Kennenlernen zum Kinderspiel. Sie können Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch digital gut in Ihr Team integrieren. Seien Sie kreativ und überlegen Sie, wie Sie sich auch online kennenlernen und Ihre Expertise digital weitergeben können. Wie wäre es zum Beispiel mit einem virtuellen Kaffeeklatsch oder digitale Spieleabende?

Digitales Onboarding im Homeoffice – 6 Tipps für die digitale Einarbeitung

Mit den folgenden Tipps gelingt Ihnen auch e-Onboarding im Handumdrehen und zur Zufriedenheit aller Beteiligten.

So viele Vorteile das Digitale auch mitbringt, so nachteilig ist es eben auch, den direkten und persönlichen Austausch im digitalen Onboarding abzubilden. Gerade im Homeoffice geht vor allem das situative Lernen und das einfache Kennenlernen verloren. Es tauchen keine „Flur-Gespräche“ oder „Über-die-Schulter-Schauen-Momente“ auf, in denen Ihr Team untereinander Kleinigkeiten mal eben klärt. Diese internen Absprachen müssen jedoch eingeplant werden. Daher empfehlen wir einen großzügigen Fahrplan für Ihr digitales Onboarding zu entwickeln und Kommunikationswege zu schaffen, die auch digital kurz sind – Chats oder Video-Calls eignen sich hervorragend dafür.

So viele Vorteile das Digitale auch mitbringt, so nachteilig ist es eben auch, den direkten und persönlichen Austausch im digitalen Onboarding abzubilden. Gerade im Homeoffice geht vor allem das situative Lernen und das einfache Kennenlernen verloren. Es tauchen keine „Flur-Gespräche“ oder „Über-die-Schulter-Schauen-Momente“ auf, in denen Ihr Team untereinander Kleinigkeiten mal eben klärt. Diese internen Absprachen müssen jedoch eingeplant werden. Daher empfehlen wir einen großzügigen Fahrplan für Ihr digitales Onboarding zu entwickeln und Kommunikationswege zu schaffen, die auch digital kurz sind – Chats oder Video-Calls eignen sich hervorragend dafür.


Kommunikation ist sowohl im klassischen als auch im digitalen Onboarding das A und O. Und mit den richtigen Tools gelingt es Ihnen auch digital, persönliche Nähe herzustellen, das Team zu präsentieren oder Prozesse zu erläutern – sofern die technische Basis geschaffen wird.

Nutzen Sie für Ihr e-Onboarding Videokonferenzsoftware wie Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom und überbrücken Sie die räumliche Distanz virtuell. Auch das Zeigen neuer Software, einzelner Schritte oder firmeninterner Abläufe wird durch die Bildschirm-Teilen-Funktion vereinfacht. Auch über Messengerdienste können kurze Fragen schnell geklärt und Dateien versendet werden. Richten Sie sich dafür beispielsweise Mattermost, Teams, Slack oder Stackfield ein.

Kommunikation ist sowohl im klassischen als auch im digitalen Onboarding das A und O. Und mit den richtigen Tools gelingt es Ihnen auch digital, persönliche Nähe herzustellen, das Team zu präsentieren oder Prozesse zu erläutern – sofern die technische Basis geschaffen wird.

Nutzen Sie für Ihr e-Onboarding Videokonferenzsoftware wie Google Meet, Microsoft Teams oder Zoom und überbrücken Sie die räumliche Distanz virtuell. Auch das Zeigen neuer Software, einzelner Schritte oder firmeninterner Abläufe wird durch die Bildschirm-Teilen-Funktion vereinfacht. Auch über Messengerdienste können kurze Fragen schnell geklärt und Dateien versendet werden. Richten Sie sich dafür beispielsweise Mattermost, Teams, Slack oder Stackfield ein.


Prozesse zu digitalisieren, hört sich oftmals umständlich an. Doch die Möglichkeiten, die sich damit ergeben, sind nahe grenzenlos. So können Sie durch Automatisierung digitales Onboarding zu einem wahren Erlebnis machen. Nutzen Sie Apps oder Softwarelösungen, passen Sie diese an Ihr Unternehmen an und richten Sie sie an die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. So können Sie digitale Stationen aufbauen, die abgearbeitet werden sollen, und in einem Zeitplan hinterlegt sind. Genauso gut können Sie relevante Informationen zusammenfassen. So können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit darauf zugreifen. Vereinen Sie durch multimediale Einheiten Arbeit und Spaß. Parallel ermöglichen Sie den Teamleiterinnen und Teamleiter einen Überblick über den aktuellen Stand der Einarbeitung. Automation führt zu Mobilität und Flexibilität im digitalen Onboarding – ein großer Pluspunkt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Prozesse zu digitalisieren, hört sich oftmals umständlich an. Doch die Möglichkeiten, die sich damit ergeben, sind nahe grenzenlos. So können Sie durch Automatisierung digitales Onboarding zu einem wahren Erlebnis machen. Nutzen Sie Apps oder Softwarelösungen, passen Sie diese an Ihr Unternehmen an und richten Sie sie an die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus. So können Sie digitale Stationen aufbauen, die abgearbeitet werden sollen, und in einem Zeitplan hinterlegt sind. Genauso gut können Sie relevante Informationen zusammenfassen. So können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit darauf zugreifen. Vereinen Sie durch multimediale Einheiten Arbeit und Spaß. Parallel ermöglichen Sie den Teamleiterinnen und Teamleiter einen Überblick über den aktuellen Stand der Einarbeitung. Automation führt zu Mobilität und Flexibilität im digitalen Onboarding – ein großer Pluspunkt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.


Persönliche Ansprechpartner und -partnerinnen sind sowohl im analogen als auch im digitalen Onboarding extrem wertvoll für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn mit diesem Mentor oder dieser Mentorin können Sie zusammen schnell Unklarheiten aus dem Weg räumen oder Fragen beantworten. Das gilt sowohl für die fachliche Einarbeitung als auch die persönliche Einbindung in das Team. Das heißt nicht, dass diese Ansprechpersonen permanent erreichbar sein müssen. Hilfreich ist es, Termine für Meetings festzulegen, in denen der fachliche und persönliche Austausch stattfinden kann.

Persönliche Ansprechpartner und -partnerinnen sind sowohl im analogen als auch im digitalen Onboarding extrem wertvoll für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Denn mit diesem Mentor oder dieser Mentorin können Sie zusammen schnell Unklarheiten aus dem Weg räumen oder Fragen beantworten. Das gilt sowohl für die fachliche Einarbeitung als auch die persönliche Einbindung in das Team. Das heißt nicht, dass diese Ansprechpersonen permanent erreichbar sein müssen. Hilfreich ist es, Termine für Meetings festzulegen, in denen der fachliche und persönliche Austausch stattfinden kann.


Altbewährte Abläufe in der Einarbeitung können oft nicht eins zu eins digital umgesetzt werden. Und das muss auch gar nicht sein. Nutzen Sie viel mehr die Möglichkeiten des Digitalen und finden Sie neue Online-Lösungen. Geben Sie den neuen Kolleginnen und Kollegen Zeit, sich mit der neuen Software, aber auch der neuen Hardware anzuvertrauen. Wie wäre es am Nachmittag mit einer gemeinsamen Tasse Kaffee – virtuell natürlich? Oder können Sie auch den Rundgang durchs Unternehmen digital umsetzen? VR-Brillen machen das möglich. Auch Teamevents, wie Spiele- oder Kochabende lassen sich online darstellen. Die Grenzen in der Umsetzung legen nur Sie selbst.

Altbewährte Abläufe in der Einarbeitung können oft nicht eins zu eins digital umgesetzt werden. Und das muss auch gar nicht sein. Nutzen Sie viel mehr die Möglichkeiten des Digitalen und finden Sie neue Online-Lösungen. Geben Sie den neuen Kolleginnen und Kollegen Zeit, sich mit der neuen Software, aber auch der neuen Hardware anzuvertrauen. Wie wäre es am Nachmittag mit einer gemeinsamen Tasse Kaffee – virtuell natürlich? Oder können Sie auch den Rundgang durchs Unternehmen digital umsetzen? VR-Brillen machen das möglich. Auch Teamevents, wie Spiele- oder Kochabende lassen sich online darstellen. Die Grenzen in der Umsetzung legen nur Sie selbst.


Feedback läuft schon lange nicht mehr nur in eine Richtung. So war es früher noch Usus, dass der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Leistung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschätzt und Verbesserungswünsche äußert. Heute dienen Feedbackgespräche auch den Kolleginnen und Kollegen, um dem Unternehmen Rückmeldung zu geben. Dieses kann natürlich auch online per Video-Call stattfinden. Sollte dies aber einmal nicht möglich sein oder wünscht das Unternehmen anonymes Feedback, so können Sie strukturierte, digitale Fragebögen versenden. So können Sie Informationen sammeln und Optimierungsvorschläge schon beim nächsten digitalen Onboarding umsetzen.

Feedback läuft schon lange nicht mehr nur in eine Richtung. So war es früher noch Usus, dass der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Leistung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einschätzt und Verbesserungswünsche äußert. Heute dienen Feedbackgespräche auch den Kolleginnen und Kollegen, um dem Unternehmen Rückmeldung zu geben. Dieses kann natürlich auch online per Video-Call stattfinden. Sollte dies aber einmal nicht möglich sein oder wünscht das Unternehmen anonymes Feedback, so können Sie strukturierte, digitale Fragebögen versenden. So können Sie Informationen sammeln und Optimierungsvorschläge schon beim nächsten digitalen Onboarding umsetzen.


Leitfaden für das digitale Onboarding im Homeoffice

Sie sehen: Digitales Onboarding bietet Unternehmen eine unglaubliche Bandbreite an Möglichkeiten, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerade in den ersten Wochen möglichst schnell und strukturiert in das Team und den neuen Arbeitsbereich zu integrieren. Zur erfolgreichen Umsetzung sind häufig neue Technologien und Expertisen notwendig. Denn nur ein gut organisiertes digitales Onboarding bindet neue Kolleginnen und Kollegen in den Arbeitsalltag ein und stellt persönliche Nähe zum Team her.

Um Sie bei der Umsetzung Ihres digitalen Onboardings im Homeoffice zu unterstützen, haben wir für Sie einen kostenlosen Leitfaden mit wertvollen Tipps zum Download erstellt. Darin enthalten sind folgende Themen:

  • Sollte ich jetzt überhaupt eine Position ausschreiben?

  • Wie heiße ich neue Teammitglieder willkommen?

  • Wie gestalte ich den Onboarding-Prozess digital?

  • Wie sieht die Zukunft aus?

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Mitarbeitergewinnung

Erfolgreiche Personalbeschaffung

Erfahren Sie, wie es Ihnen gelingt, Ihr Team zu vergrößern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren und geschickte Vertrags- und Gehaltsverhandlungen zu führen.

Zukunftsvisionen

Künstliche Intelligenz im Personalrecruiting

Künstliche Intelligenz wird auch im Mitarbeiterrecruiting sinnvoll eingesetzt. Informieren Sie sich über Methoden und Tools, die Sie bereits nutzen können und wagen Sie einen Blick in die Zukunft.