Kostenkontrolle im Fremdpersonaleinsatz: Was Unternehmen 2025 wissen sollten

Einleitung

In Zeiten anhaltender Inflation und wachsenden Kostendruck rückt der effiziente Umgang mit externen Ressourcen immer stärker in den Fokus. Gerade im Bereich des Fremdpersonaleinsatzes ist es für Unternehmen entscheidend, Kostentreiber zu identifizieren und Einsparpotenziale strategisch zu nutzen. 

Das von Hays entwickelte Whitepaper „Cost Control in an Inflationary Market 2025” liefert fundierte und praxisnahe Ansätze, wie Unternehmen durch ein Managed Service Program (MSP) ihre Ausgaben für externe Ressourcen systematisch optimieren können, inklusive konkreter KPIs und Best Practices aus realen Implementierungen.  

Gerade für Verantwortliche im Bereich HR Cost Controlling bietet der Beitrag wertvolle Impulse, um auf strategischer Ebene bessere Entscheidungen zu treffen. 

Dieser Beitrag fasst die wichtigsten strategischen Ansätze kompakt zusammen. Wenn Sie tiefer in konkrete Umsetzungsschritte, Einsparpotenziale und Fallbeispiele einsteigen möchten, finden Sie im vollständigen Whitepaper weiterführende Einblicke und praktische Anleitungen. 

Kosten senken vs. Kosten vermeiden 

Bevor konkrete Taktiken zur Kostenkontrolle betrachtet werden, ist es wichtig, zwischen zwei grundlegenden Herangehensweisen zu unterscheiden: Kostenreduktion und Kostenvermeidung. 

Diese Unterscheidung bildet die methodische Grundlage des Whitepapers. 

Ein wirksames Kostenmanagement im Fremdpersonaleinsatz benötigt beide Komponenten in abgestimmter Kombination. 

Strategien im Überblick 

Das Whitepaper identifiziert sechs konkrete Hebel, die Unternehmen im Rahmen eines MSPs gezielt nutzen können, um externe Personalkosten zu senken oder potenzielle Mehrausgaben zu vermeiden. Diese Strategien lassen sich flexibel kombinieren und an individuelle Organisationsstrukturen anpassen. Besonders für HR Cost Controller, die operative Maßnahmen mit strategischer Wirkung verknüpfen wollen, liefern die folgenden Ansätze praxisnahe Orientierung. 
Im Whitepaper werden die nachfolgenden Strategien nicht nur beschrieben, sondern anhand konkreter Projektbeispiele erläutert, inklusive Einsparpotenziale, Umsetzungsdauer und Komplexitätsbewertung. 

1. Lieferkettenoptimierung
   Durch die Konsolidierung der Lieferantenbasis können Volumen gebündelt und bessere Konditionen erzielt werden. Ein klar strukturiertes Tiering-Modell und regelmäßige Performance-Feedbacks fördern Qualität und Effizienz.
2. Direct Sourcing stärken
   Die direkte Besetzung durch ein MSP-Team reduziert die Abhängigkeit von Drittanbietern. Voraussetzungen sind verlässliche Skill-Forecasts, ein gutes Vertragsmodell und technologisch unterstützte Talentpools. Direct Sourcing im Recruitment kann nicht nur Kosten senken, sondern auch die Besetzungsqualität erhöhen.
3. Rate Card Management etablieren
   Einheitliche und marktgerechte Stundensätze sorgen für Transparenz, verhindern Überbezahlung und sichern die Vergleichbarkeit. Regelmäßige Updates und die Einbeziehung von Sozialkosten schaffen Planungssicherheit. Ein strukturiertes Rate Card Management ist damit ein zentrales Instrument im HR Cost Controlling.
4. Umgang mit Pre-Identified Workern regeln
   Wenn Fachbereiche eigene Kandidat:innen einbringen, kann dies die Kostenkontrolle unterlaufen. Klare Prozesse zur Integration dieser Fälle in den MSP-Ablauf sind essenziell.
5. Amtszeitdiskontierung nutzen
   Längere Einsätze bieten die Möglichkeit zur Reduktion von Margen und Prüfung alternativen Besetzungsformen. Ein gut gesteuertes MSP erkennt solche Möglichkeiten frühzeitig.
6. Urlaubsmodelle einsetzen
   Gezielte Pausen für externe Mitarbeitende in Zeiten geringer Auslastung, zum Beispiel an Feiertagen oder dem Jahreswechsel, können erhebliche Einsparungen bringen. Voraussetzung ist eine vertragliche Grundlage und klare Kommunikation.

Fazit

Die wirksame Steuerung von Kosten im Bereich externer Fachkräfte erfordert eine strategische Kombination aus präventiven und korrektiven Maßnahmen. Das Hays-Whitepaper „Cost Control in an Inflationary Market“ zeigt auf, wie ein MSP-Modell als struktureller Rahmen mit konkreten Praxisbeispielen dienen kann, um diese Maßnahmen systematisch umzusetzen. 

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