MSP – Was ist ein Managed Service Provider & welchen Mehrwert bietet er?

Einleitung

Die strategische Steuerung externer Fachkräfte gewinnt in Zeiten zunehmender Projektarbeit, Fachkräftemangel und regulatorische Anforderungen rasant an Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Transparenz, Effizienz und Compliance in einem komplexen Marktumfeld sicherzustellen – insbesondere im Bereich externer Ressourcen.

Als Managed Service Provider (MSP) bietet Hays mit seinem Managed Service Programm einen strukturierten Lösungsansatz, der über klassisches Recruiting hinausgeht: Er zentralisiert, digitalisiert und optimiert sämtliche Prozesse rund um das Management von Freelancern, temporären Fachkräften sowie projektbasierten Dienstleistereinsätzen (Werkverträge). 
 

Was ist ein MSP?

Ein Managed Service Provider ist ein externer Partner, der im Rahmen eines Managed Service Programms das komplette Management des Fremdpersonaleinsatzes für ein Unternehmen übernimmt. Dies umfasst die Organisation, Koordination und Qualitätssicherung aller Prozesse im Zusammenhang mit der Beschaffung, Steuerung und Abrechnung externer Mitarbeitender – häufig gestützt durch ein digitales Vendor Management System (VMS).
 

Welche Aufgaben übernimmt ein MSP konkret?

Im Rahmen unseres Managed Service Programms übernimmt Hays als übergeordnete Schnittstelle zwischen Unternehmen, Personalabteilungen und externen Dienstleistern unter anderem folgende Leistungen:

• Bedarfserfassung & Ausschreibungsprozesse
• Steuerung und Qualifizierung von Lieferanten
• Vertrags- und Compliancemanagement
• Rate Card-Management & Benchmarking
• Digitale Abwicklung über ein VMS
• Performance Reporting & Analyse
• Abrechnungsprozesse 

Ziel ist es, den gesamten Prozess, von der initialen Bedarfsmeldung über die Lieferantenauswahl, Vertragsgestaltung und Einsatzsteuerung bis hin zur Leistungsabrechnung, durchgängig zu standardisieren, transparent abzubilden und nachhaltig zu optimieren.
 

Für welche Unternehmen ist ein MSP geeignet?

Ein MSP ist besonders für Organisationen mit komplexen oder dezentralen Strukturen geeignet, die regelmäßig externe Fachkräfte einsetzen. 
Typische Voraussetzungen hierfür sind:

• Mehrere Fachbereiche mit externem Personalbedarf
• Nutzung unterschiedlicher Personaldienstleister
• Bedarf an Struktur, Transparenz und Qualitätssicherung
• Wunsch nach effizientem Ressourcenmanagement

Sowohl mittelständische Unternehmen mit Wachstumsperspektive als auch Großunternehmen mit bestehenden Lieferantenstrukturen profitieren von einem zentralisierten Steuerungsmodell.

Gleichzeitig gilt jedoch: Die Eignung eines Managed Service Programms lässt sich nicht ausschließlich an Unternehmensgröße oder -struktur festmachen. Auch kleinere oder spezialisierte Unternehmen können von einer gezielten, bedarfsgerechten Lösung profitieren, abhängig vom individuellen Reifegrad und den spezifischen Anforderungen im Workforce Management. Eine sorgfältige Analyse der internen Prozesse und Herausforderungen ist daher entscheidend, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
 

Welchen Nutzen bietet ein MSP?

Die Einführung eines Managed Service Programms führt zu einer Vielzahl betrieblicher und strategischer Vorteile:

• Kostenkontrolle durch standardisierte Beschaffungsprozesse
• Compliance-Sicherheit durch einheitliche Vertrags- und Prüfroutinen
• Markttransparenz durch Benchmarks
• Prozessgeschwindigkeit durch digitale Tools und automatisierte Workflows
• Entlastung interner Ressourcen durch vollständige operative Abwicklung
• Verbesserte Datenlage für Reporting, Steuerung und Forecasting, zur kontinuierlichen Sicherstellung regulatorischer Compliance

Darüber hinaus fördert ein MSP eine partnerschaftliche und langfristige Lieferantenstruktur. 
 

Fazit: Mehr Steuerung, weniger Komplexität

Ein MSP schafft Klarheit und Kontrolle in einem oft unübersichtlichen Umfeld. Für Unternehmen, die den Einsatz externer Ressourcen strategisch ausrichten möchten, ist das Modell eine zukunftssichere Antwort auf operative, sowie regulatorische Herausforderungen.