Assistenz im Dokumentationsmanagement (m/w/d)
Aufgaben
- Sie verantworten die eigenständige Organisation, Koordination sowie termingerechte Bearbeitung von Dokumenten und Berichten im Fachbereich unter Nutzung der relevanten Systeme und stellen dabei die Einhaltung der GxP-Vorgaben sicher
- Dabei steuern Sie den gesamten Dokumentationsprozess von der Erstellung bis zur finalen Freigabe, einschließlich der Koordination sämtlicher Workflows sowie deren technischer Umsetzung
- Zudem übernehmen Sie das Monitoring sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Template-Landschaft durch Konzeption, Erstellung und Optimierung von Vorlagen, Handbüchern und Best Practices
- Sie sind verantwortlich für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender in die Prozesse des Dokumentationsmanagements und fungieren als zentrale Ansprechperson für alle system- und prozessbezogenen Themen, insbesondere im Kontext von EDMS-for-Submission, der GxP-konformen Archivierung von Rohdaten sowie der Formatierung von Dokumenten
- Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der eigenständigen Organisation und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Archivierung von Rohdaten gemäß GLP-, GCP- und non-GxP-Richtlinien
- Darüber hinaus übernehmen Sie die Rolle als Key User sowie den First-Level-Support für die relevanten Systeme und koordinieren die Durchführung von IB QC Checks für die CPS-Funktionen
- Abgerundet wird Ihr Aufgabenbereich durch die Recherche von Publikationen und Referenzen sowie die Beantragung und Verwaltung von Referenznummern für unterschiedliche Dokumententypen
- Zusätzlich vertreten Sie den Fachbereich im Rahmen von Audits und Inspektionen
Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder naturwissenschaftliche Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung – alternativ über eine Ausbildung zum medizinischen Dokumentar bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit fundierter Erfahrung im Dokumentationsmanagement
- Sie bringen praktische Erfahrung in relevanten Prozessen mit und fühlen sich im Umgang mit den entsprechenden Systemen sicher
- Idealerweise haben Sie bereits mit klinischen und nicht-klinischen Dokumenten bzw. Dokumentbestandteilen gearbeitet – diese Erfahrung ist für die Rolle besonders wichtig
- Sie arbeiten routiniert mit MS Office und haben Freude daran, sich schnell und selbstständig in neue Systeme und Tools einzuarbeiten
- Sie überzeugen durch Ihre offene und klare Kommunikation, eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
- Außerdem arbeiten Sie gerne im Team, übernehmen Verantwortung und gehen Aufgaben proaktiv sowie lösungsorientiert an
- Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Die Zusammenarbeit im Team vor Ort ist Ihnen wichtig, und Sie bringen die Bereitschaft mit, regelmäßig präsent zu sein
Benefits
- 30 Tage Urlaub
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Hays steht für Vielfalt und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein. Alle - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, Herkunft sowie kultureller und religiöser Zugehörigkeit - erhalten bei uns die gleichen Möglichkeiten. Daher laden wir alle Menschen, besonders auch Menschen mit Behinderungen dazu ein, sich bei uns zu bewerben.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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