Back office supporter (m/w/d)
Aufgaben
- Erfassung und Pflege relevanter Daten zu Veranstaltungen, Projekten und Vertragsanforderungen im CRM für unterschiedliche Stakeholder
- Sicherstellung eines reibungslosen, fehlerfreien und fristgerechten Freigabeprozesses unter Berücksichtigung aller internen und externen Vorgaben einschließlich Compliance-Aspekten
- Strukturierte Kommunikation mit Initiator sowie crossfunktionalen Ansprechpartner über verschiedene Kanäle zu Prozessen und benötigten Systemlösungen
- Beratung und Unterstützung interner Kundengruppen über Telefon, Video-Call, E-Mail und Chat
- Übernahme prozessnaher administrativer Aufgaben, um einen einheitlichen, termingerechten Service auf hohem Qualitätsniveau sicherzustellen und alle Compliance-relevanten Themen zuverlässig zu bearbeiten
- Bearbeitung von Rechnungen im Zusammenhang mit Außendienstaktivitäten, inklusive interner Abstimmung und revisionssicherer Dokumentation
- Aktive Mitarbeit bei der Pilotierung neuer Servicebereiche sowie beim Ausbau und der Weiterentwicklung des Supports
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder pharmazeutische Ausbildung, ergänzt durch relevante Berufserfahrung
- Einschlägige Erfahrung im Online- bzw. telefonischen Kundenservice sowie in der strukturierten Datenpflege
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Accounting, insbesondere in der Bearbeitung von Veranstaltungs- und Bewirtungsabrechnungen
- Sie sind sicher im Umgang mit M365-Anwendungen sowie CRM-Systemen
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Pharmaumfeld, im Gesundheitswesen oder in einem stark regulierten, compliancegetriebenen Arbeitsumfeld
- Sie zeichnen sich durch hohe Eigenverantwortung, ausgeprägte Eigeninitiative sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise aus
- Starkes organisatorisches Geschick, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie Genauigkeit bei der Dokumentation von Arbeitsschritten zählen zu Ihren Fähigkeiten
- Auch in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld arbeiten Sie effizient und zuverlässig
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit im Team ebenso wie an eigenständigem Arbeiten
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein sicheres und professionelles Auftreten im Austausch mit internen Ansprechpartner
- Sie besitzen gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Benefits
- 30 Tage Urlaub
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Hays steht für Vielfalt und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein. Alle - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, Herkunft sowie kultureller und religiöser Zugehörigkeit - erhalten bei uns die gleichen Möglichkeiten. Daher laden wir alle Menschen, besonders auch Menschen mit Behinderungen dazu ein, sich bei uns zu bewerben.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
Bei Fragen zur Barrierefreiheit und Inklusion steht die folgende Anlaufstelle vertraulich zur Verfügung: inklusion-hpsg@hays.de.© Copyright Hays plc, . Das Wort HAYS, die H-Symbole, „Hays Working for your tomorrow" und „Powering the world of work" sowie damit verbundene Logos und Illustrationen sind eingetragene Markenzeichen der Hays PLC. Die H-Symbole sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.