Projektassistent & Bereichskoordination (m/w/d)
Aufgaben
- Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements
- Verwaltung / Dokumentation von Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, unter Einhaltung interner Richtlinien
- Pflege von zentralen Bereichsdokumente und Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)
- Gestaltung Onboarding neuer Kollegen
- Übernahme Rolle Experte im Fremdpersonalmanagement, Vorgaben entwickeln und Unterstützungsangebote für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen ermöglichen
- Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs organisieren und eigenständig Trainings durchführen
- Pflege und Weiterentwicklung von SharePoints (Zugriffsrechte, Erstellung Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentenvorlagen)
- Bereichsübergreifende Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen, steuerlich korrekte Abrechnung Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen (z.B. SAP, Mobile Expense)
- Übernahme Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte, Sicherstellung Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
- Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium, idealerweise fundierte Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion
- Eigenständiges, organisiertes, sorgfältiges und detailorientiertes Arbeiten, Fähigkeit Prioritäten vorausschauend und zuverlässig zu setzen
- Souveräne, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation - schriftlich wie mündlich - und fließende Deutschkenntnisse
- Digitale Affinität und sicher im Umgang mit modernen MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie mit Daten- und Dokumentenorganisation
- Professionelles Auftreten auf allen Ebenen der Organisation
- Konzeptionelle Fähigkeiten, um Unterlagen, Prozesse, Inhalte und Strukturen professionell aufzubereiten und weiterzuentwickeln
- Sicher im Umgang mit SharePoint Strukturen sowie kaufmännischen Themen und Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP/Mobile Expense, Zeitwirtschaft
- Kenntnisse oder erste Erfahrung in Fremdpersonal /Compliance Prozessen oder Fähigkeit, sich in komplexe Compliance Anforderungen sicher einzuarbeiten
- Freude an Gestaltung von Schulungen und Vorantreiben von Kultur- und Prozessverbesserungen
Benefits
- Eine übertarifliche Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Chance, ein schnell wachsendes Unternehmen mitzuprägen
- Ein renommiertes Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen.Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.
Hays steht für Vielfalt und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein. Alle - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, Herkunft sowie kultureller und religiöser Zugehörigkeit - erhalten bei uns die gleichen Möglichkeiten. Daher laden wir alle Menschen, besonders auch Menschen mit Behinderungen dazu ein, sich bei uns zu bewerben.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
Bei Fragen zur Barrierefreiheit und Inklusion steht die folgende Anlaufstelle vertraulich zur Verfügung: inklusion-hpsg@hays.de.© Copyright Hays plc, . Das Wort HAYS, die H-Symbole, „Hays Working for your tomorrow" und „Powering the world of work" sowie damit verbundene Logos und Illustrationen sind eingetragene Markenzeichen der Hays PLC. Die H-Symbole sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.