Assistenz der Geschäftsführung Jobs

(M/W/D)

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    Referenznummer: 823818/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Troisdorf
    • Als zentraler Koordinator behältst du die Kalender des CEO und CFO im Blick, planst Termine effizient und stellst sicher, dass Agenden, Unterlagen und Präsentationen rechtzeitig vorbereitet sind
    • Mit einem geschulten Blick für Prioritäten bearbeitest du die E-Mail-Korrespondenz und sorgst dafür, dass Aufgaben zeitnah nachverfolgt und umgesetzt werden
    • In Deiner Rolle als kommunikative Schnittstelle vermittelst du souverän zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern
    • Du bringst Dich aktiv in strategische Projekte ein – etwa bei der Expansion neuer Standorte – und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Umsetzung zentraler Initiativen
    • Internationale Reisen sowie Veranstaltungen, Messen und Meetings planst du und hilfst du mit zu organisieren 
    • Vertrauliche Dokumente, Verträge und Berichte verwaltest du strukturiert und zuverlässig
    • Du erkennst frühzeitig Kommunikationsbedarfe im Unternehmen und gestaltest interne Kommunikationsmaßnahmen gezielt mit
    • Durch deine enge Zusammenarbeit mit der Führungsebene und deinen offenen Austausch mit Mitarbeitenden trägst du aktiv zu einer positiven Unternehmenskultur bei
    Online seit: Wed May 28 08:51:58 CEST 2025
    Referenznummer: 854354/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Cottbus
    • Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
    • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen (PowerPoint)
    • Unterstützung bei der Personalverwaltung und administrativen Aufgaben
    • Organisation von Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
    • Vorbereitung von Unterlagen für die Geschäftsführung
    • Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Telefon, Korrespondenz, Ablage)
    • Unterstützung im Tagesgeschäft – auch bei kleinen Aufgaben wie Kaffee für Gäste
    Online seit: Tue Dec 16 14:04:05 CET 2025
    Referenznummer: 855346/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Rüsselsheim
    • Verwaltungsaufgaben und Buchhaltungsprozesse in allen Bereichen der Unternehmensinfrastruktur
    • Einholung von Angeboten, Abwicklung von Einkäufen, Verhandlung von Vertragsvereinbarungen mit Drittanbietern und Verwaltung der Ausgaben für verschiedene Bereiche (Reisen, Büromaterial, Möbel, Versicherungen, Telefon, IT, OA usw.)
    • Verantwortung für die Budgetführung der Corporate-Infrastructure-Teams, inklusive Zusammenführung der Einzelbudgets und Aufbereitung sowie Präsentation der Gesamtauswertung
    • Unterstützung des Kantinenbetriebs und sicherheitsrelevanter Kommunikation (z. B. Evakuierungsverfahren, Kursmanagement)
    • Bearbeitung von Sicherheitsproblemen der ersten Ebene und Berichterstattung an den Sicherheitsbeauftragten
    • Sicherstellung einer effizienten Koordination zwischen den externen und internen Stakeholdern
    • Überwachung neuer anstehender Unternehmensaufgaben (z. B. Digitalisierungsprozesse)
    Online seit: Mon Dec 22 16:29:54 CET 2025
    Referenznummer: 851882/1

    Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Berlin
    • Direkte Berichterstattung an den CIM (Chief International Markets)
    • Verwaltung der täglichen Agenda sowie Koordination und Planung von Terminen und Besprechungen
    • Jahresplanung für wiederkehrende Meetings
    • Sekretariatsunterstützung: Bearbeitung von E-Mail-Korrespondenz, Vorbereitung von Besprechungen, Archivführung, Priorisierung von Aufgaben und Einhaltung von Terminen
    • Reise- und Besprechungskoordination: Erstellung von Reiseplänen und Buchung internationaler Reisen
    • Veranstaltungsmanagement: Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Meetings, inklusive aller logistischen Aspekte
    • Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Erstellung von Protokollen und Verteilung von Follow-up-Materialien
    • Erstellung und Pflege von Präsentationen und Notizen
    Online seit: Mon Dec 01 08:44:39 CET 2025
    Referenznummer: 854190/1

    Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Würzburg
    • Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination und Verwaltung der täglichen Termine und Besprechungen der Geschäftsführung, einschließlich Reiseplanungen und Eventorganisation
    • Kommunikation und Korrespondenz: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Briefen sowie Erstellung, Einholung, Überprüfung und Weiterleitung von Berichten und Präsentationen
    • Office- und Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von internen und externen Meetings und Veranstaltungen
    • Unterstützung bei administrativen Aufgaben: Erledigung administrativer Aufgaben wie die Verwaltung von Dokumenten, Verträgen, Reisekosten und der Geschäftskorrespondenz
    • Bindeglied im Unternehmen: Ansprechpartner für Mitarbeiter*innen, Kunden und Geschäftspartner
    • People Management
    • Interne Kommunikation (Webseite, Events, Mails, Vorbereitung All Hands Call, pflege E-Mail-Verteiler, etc., Pizza Abende, …)
    • Ausgesuchte Team Assistenz Funktionen exklusiv für das Leadership Team und begrenzt auf Termine mit Gästen e.g. Catering, Raumvorbereitung, etc.)
    Online seit: Fri Dec 12 15:19:12 CET 2025
    Referenznummer: 835790/1

    Team-Assistenz (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Hamburg
    • Unterstützung der Finanzbuchhaltung: Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen sowie systematische Verfolgung offener Forderungen im Bereich Debitoren
    • Fachkompetenz in DATEV: Anwendung fundierter Kenntnisse in der DATEV-Finanzbuchhaltung zur Sicherstellung korrekter und effizienter Buchungsprozesse
    • Büroorganisation und Koordination: Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags sowie Abstimmung und Steuerung von Front- und Backoffice-Aktivitäten
    • Empfang und Betreuung: Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
    • Angebotsmanagement: Erstellung und Pflege von Angeboten in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachabteilungen
    • Dokumentenerstellung: Entwicklung und Optimierung von Arbeitsvorlagen in MS Word und Excel zur Unterstützung interner Abläufe
    • Projektmitarbeit: Aktive Beteiligung an internen Projekten sowie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung bestehender Prozesse
    Online seit: Fri Dec 19 14:01:36 CET 2025
    Referenznummer: 851511/1

    Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Alfter
    • Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
    • Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
    • Terminplanung und Koordination von Einsätzen
    • Pflege von Stammdaten und Dokumentation
    • Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
    • Organisation von Besprechungen und administrativen Abläufen
    • Unterstützung bei Bestellungen und Materialdisposition
    Online seit: Thu Nov 27 15:30:48 CET 2025
    Referenznummer: 848466/1

    Finance Assistant (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Berlin
    • Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung und Rechnungserfassung
    • Koordination des Zahlungsverkehrs
    • Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und finanziellen Belangen
    • Durchführung von KYC-Prüfungen gemäß gesetzlicher Vorgaben
    • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner administrativer Tätigkeiten
    • Schnittstelle zwischen Buchhaltung, Steuerberatern, Geschäftsführung und externen Partnern
    Online seit: Tue Nov 11 10:03:17 CET 2025
    Referenznummer: 847837/1

    Office- und Eventmanager (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Berlin
    • Koordination und Betreuung interner sowie externer Büroanfragen
    • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Büroausstattung und Infrastruktur in Zusammenarbeit mit IT und Dienstleistern
    • Organisation von Meetings und Pflege der institutseigenen Datenbank
    • Empfang von Gästen, Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
    • Unterstützung bei Sicherheitsmaßnahmen im Büro
    • Administrative Assistenz für die Geschäftsführung, inkl. Ablageorganisation
    • Mitwirkung bei Onboarding-Prozessen neuer Mitarbeitender
    • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
    Online seit: Wed Nov 12 08:28:39 CET 2025
    Referenznummer: 844976/1

    Kaufmännischer Assistent (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Bad Homburg
    • Proaktive Unterstützung der Business Partner im Tagesgeschäft
    • Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Aufgaben
    • Eigenständige Informationsrecherche und -aufbereitung
    • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen
    • Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
    • Mitdenken und Muster erkennen: Welche Themen sind gerade wichtig? Was braucht besondere Aufmerksamkeit?
    Online seit: Fri Oct 17 16:36:17 CEST 2025

    Sie möchten relevante Jobangebote per E-Mail erhalten?

    Referenznummer: 830268/1

    Teamassistenz in Teilzeit (30 Std.) (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Hannover
    • Koordination und Terminabsprachen für die Geschäftsführung
    • Telefonische und schriftliche Korrespondenz
    • Organisation von Wiedervorlagen und Terminen 
    • Anfertigung und Pflege von Auswertungen sowie Controlling-Reports
    • Erstellung von Präsentationen und Prozessdarstellungen
    • Koordination und Kontrolle von Terminarbeiten und Projektterminen
    • Unterstützung bei der Gestaltung und Administration von Verträgen
    Online seit: Mon Sep 22 15:56:43 CEST 2025
    Referenznummer: 849804/1

    Executive Assistant (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Hamburg
    • Organisation und Koordination des Terminkalenders der Geschäftsführung
    • Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Reisekostenabrechnung
    • Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung
    • Schnittstelle zwischen Vorstand, internen Teams und externen Partnern
    • Unterstützung bei Projekten und vertraulichen Aufgaben
    Online seit: Fri Nov 28 14:12:44 CET 2025
    Referenznummer: 853692/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/f/d)

    Employment with Hays Professional Solutions GmbH
    Raunheim
    • Independently support the Managing Director in daily operations and cooperate with global management and Chinese headquarters and joint entity in Sweden.
    • Full calendar and time management: schedule and coordinate appointments, internal/external meetings, business trips and travel arrangements — including expense report preparation
    • Prepare, support and follow up on conferences, board-meetings, management meetings, corporate communications and correspondences 
    • Create agendas, pre-meeting briefings, minutes and meeting papers; coordinate follow-up actions
    • Draft and coordinate emails, letters, presentations and documents in English, Chinese
    • Coordinate communication, reporting and alignment with our joint entity in Sweden, ensuring smooth information flow making across sites
    • Coordinate internal and external communication as a trusted “gate-keeper”: with customers, partners, subsidiaries, global management / headquarters
    • Organize corporate events, visits, guest reception — also manage event logistics and invitations if required
    • Support or coordinate small to medium projects (e.g. corporate communications, internal organizational tasks, cross-office coordination)
    • Act as a liaison between German operations, Chinese parent company and the Swedish joint-entity to ensure smooth multinational operations
    Online seit: Fri Dec 12 12:19:33 CET 2025

     

    Wussten Sie schon? Sie können sich über die Merkliste auf bis zu 10 Jobs gleichzeitig bewerben.

    Außerdem können Sie sich mit einem Hays-Konto Job-Alerts erstellen. Wie? Das erfahren Sie hier!

    Jobs finden, die zu Ihnen passen – in unserer Jobbörse

    Sie sind aktuell auf Jobsuche? Sie suchen nach einem Freelance-Projekt? Oder wollen sich einfach mal umsehen, welche beruflichen Herausforderungen es aktuell auf dem Markt gibt?

    Bei Hays finden Sie als Fach- und Führungskraft genau die Jobs, die Ihren Wünschen entsprechen. Und dabei haben Sie die Hebel selbst in der Hand. Denn Sie suchen aus unserem Pool genau die Jobs heraus, die zu Ihren persönlichen wie fachlichen Präferenzen passen.

    Wie funktioniert unsere Jobbörse?

    Ganz einfach: Geben Sie Ihren gewünschten Beruf oder Ihre fachliche Qualifikation sowie Ihren bevorzugten Arbeitsort.ein. Dabei können Sie auch die Entfernung zur bevorzugten Stadt eingeben. Anschließend klicken Sie auf “Jobs finden”.

    Sie finden dann passende Stellenangebote in Ihrer Region übersichtlich aufgelistet. Dabei haben Sie die Möglichkeit, sowohl nach “Relevanz”, “Startdatum”, “Neuestes Angebot” sowie “Entfernung” zu sortieren.

    Darüber hinaus können Sie Ihre Jobsuche eingrenzen nach gewünschter Beschäftigungsform (Arbeitnehmerüberlassung, Festanstellung oder Contracting ). Auch können Sie hinterlegen, wie Ihr Job konkret aussehen soll. Filtern Sie entsprechend nach Fachgebieten wie zum Beispiel Construction Property, Engineering, Finance, Healthcare oder auch Human Resources. Darüber hinaus können Sie auch auswählen, in welcher Branche Ihr künftiger Job angesiedelt sein soll.

    Selbstverständlich finden Sie in unserer Jobsuche auch Vakanzen in benachbarten europäischen Ländern. Neben dem DACH-Raum sind so auch die Niederlande, Belgien oder Polen mit offenen Stellen gelistet.

    Neben Jobs für Fach- und Führungskräfte finden auch Projekte für Freelancer in unserer Projektbörse – überwiegend auch in Remote. Wählen Sie dafür den Suchfilter “Contracting” aus.

    Um Ihrer Karriere den nötigen Push zu geben, unterstützen wir Sie als Bewerber auch gern individuell. So bieten wir kostenlose Beratung an, optimieren gemeinsam mit Ihnen Ihren Lebenslauf und geben Ihnen Tipps für Ihr kommendes Vorstellungsgespräch. Ebenso analysieren wir Ihre Social-Media-Profile und unterstützen Sie dabei, Ihre Bewerbungsmappe zu verfeinern – sodass Sie Ihrem Traumjob näher kommen.

    Bleiben Sie bei Ihrer Jobsuche auf dem Laufenden

    Ist aktuell Ihr Traumjob nicht dabei? Aktivieren Sie dafür ganz bequem unsere “Job Alerts”. Sie werden dann per E-Mail passende Jobangebote erhalten, wenn unsere Partnerunternehmen Ihren Wünschen entsprechende Jobs veröffentlichen.

    Alles, was Sie dafür tun müssen, ist sich bei uns zu registrieren. Loggen Sie sich nach der Registrierung bei uns ein – und schon können Sie auf all Ihren Endgeräten auf Jobangebote zugreifen und sich direkt bewerben. Ohne aktiv nach Jobs zu suchen, informieren wir Sie so bequem über neue offene Positionen.

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