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Assistenz der Geschäftsführung Job offers

(M/F/D)
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13 Hits

Jobs by e-mail

13 Hits

    Reference number: 853692/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/f/d)

    Employment with Hays Professional Solutions GmbH
    Raunheim
    • Independently support the Managing Director in daily operations and cooperate with global management and Chinese headquarters and joint entity in Sweden.
    • Full calendar and time management: schedule and coordinate appointments, internal/external meetings, business trips and travel arrangements — including expense report preparation
    • Prepare, support and follow up on conferences, board-meetings, management meetings, corporate communications and correspondences 
    • Create agendas, pre-meeting briefings, minutes and meeting papers; coordinate follow-up actions
    • Draft and coordinate emails, letters, presentations and documents in English, Chinese
    • Coordinate communication, reporting and alignment with our joint entity in Sweden, ensuring smooth information flow making across sites
    • Coordinate internal and external communication as a trusted “gate-keeper”: with customers, partners, subsidiaries, global management / headquarters
    • Organize corporate events, visits, guest reception — also manage event logistics and invitations if required
    • Support or coordinate small to medium projects (e.g. corporate communications, internal organizational tasks, cross-office coordination)
    • Act as a liaison between German operations, Chinese parent company and the Swedish joint-entity to ensure smooth multinational operations
    Online since: Fri Dec 12 12:19:33 CET 2025
    Reference number: 823818/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Troisdorf
    • Als zentraler Koordinator behältst du die Kalender des CEO und CFO im Blick, planst Termine effizient und stellst sicher, dass Agenden, Unterlagen und Präsentationen rechtzeitig vorbereitet sind
    • Mit einem geschulten Blick für Prioritäten bearbeitest du die E-Mail-Korrespondenz und sorgst dafür, dass Aufgaben zeitnah nachverfolgt und umgesetzt werden
    • In Deiner Rolle als kommunikative Schnittstelle vermittelst du souverän zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartnern
    • Du bringst Dich aktiv in strategische Projekte ein – etwa bei der Expansion neuer Standorte – und unterstützt die Geschäftsleitung bei der Umsetzung zentraler Initiativen
    • Internationale Reisen sowie Veranstaltungen, Messen und Meetings planst du und hilfst du mit zu organisieren 
    • Vertrauliche Dokumente, Verträge und Berichte verwaltest du strukturiert und zuverlässig
    • Du erkennst frühzeitig Kommunikationsbedarfe im Unternehmen und gestaltest interne Kommunikationsmaßnahmen gezielt mit
    • Durch deine enge Zusammenarbeit mit der Führungsebene und deinen offenen Austausch mit Mitarbeitenden trägst du aktiv zu einer positiven Unternehmenskultur bei
    Online since: Wed May 28 08:51:58 CEST 2025
    Reference number: 854354/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Cottbus
    • Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
    • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen (PowerPoint)
    • Unterstützung bei der Personalverwaltung und administrativen Aufgaben
    • Organisation von Veranstaltungen (z. B. Sommerfest)
    • Vorbereitung von Unterlagen für die Geschäftsführung
    • Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Telefon, Korrespondenz, Ablage)
    • Unterstützung im Tagesgeschäft – auch bei kleinen Aufgaben wie Kaffee für Gäste
    Online since: Tue Dec 16 14:04:05 CET 2025
    Reference number: 855346/1

    Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Rüsselsheim
    • Verwaltungsaufgaben und Buchhaltungsprozesse in allen Bereichen der Unternehmensinfrastruktur
    • Einholung von Angeboten, Abwicklung von Einkäufen, Verhandlung von Vertragsvereinbarungen mit Drittanbietern und Verwaltung der Ausgaben für verschiedene Bereiche (Reisen, Büromaterial, Möbel, Versicherungen, Telefon, IT, OA usw.)
    • Verantwortung für die Budgetführung der Corporate-Infrastructure-Teams, inklusive Zusammenführung der Einzelbudgets und Aufbereitung sowie Präsentation der Gesamtauswertung
    • Unterstützung des Kantinenbetriebs und sicherheitsrelevanter Kommunikation (z. B. Evakuierungsverfahren, Kursmanagement)
    • Bearbeitung von Sicherheitsproblemen der ersten Ebene und Berichterstattung an den Sicherheitsbeauftragten
    • Sicherstellung einer effizienten Koordination zwischen den externen und internen Stakeholdern
    • Überwachung neuer anstehender Unternehmensaufgaben (z. B. Digitalisierungsprozesse)
    Online since: Mon Dec 22 16:29:54 CET 2025
    Reference number: 851882/1

    Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Berlin
    • Direkte Berichterstattung an den CIM (Chief International Markets)
    • Verwaltung der täglichen Agenda sowie Koordination und Planung von Terminen und Besprechungen
    • Jahresplanung für wiederkehrende Meetings
    • Sekretariatsunterstützung: Bearbeitung von E-Mail-Korrespondenz, Vorbereitung von Besprechungen, Archivführung, Priorisierung von Aufgaben und Einhaltung von Terminen
    • Reise- und Besprechungskoordination: Erstellung von Reiseplänen und Buchung internationaler Reisen
    • Veranstaltungsmanagement: Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Meetings, inklusive aller logistischen Aspekte
    • Unterstützung bei Besprechungen: Vorbereitung von Tagesordnungen, Erstellung von Protokollen und Verteilung von Follow-up-Materialien
    • Erstellung und Pflege von Präsentationen und Notizen
    Online since: Mon Dec 01 08:44:39 CET 2025
    Reference number: 854190/1

    Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Würzburg
    • Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination und Verwaltung der täglichen Termine und Besprechungen der Geschäftsführung, einschließlich Reiseplanungen und Eventorganisation
    • Kommunikation und Korrespondenz: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Briefen sowie Erstellung, Einholung, Überprüfung und Weiterleitung von Berichten und Präsentationen
    • Office- und Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von internen und externen Meetings und Veranstaltungen
    • Unterstützung bei administrativen Aufgaben: Erledigung administrativer Aufgaben wie die Verwaltung von Dokumenten, Verträgen, Reisekosten und der Geschäftskorrespondenz
    • Bindeglied im Unternehmen: Ansprechpartner für Mitarbeiter*innen, Kunden und Geschäftspartner
    • People Management
    • Interne Kommunikation (Webseite, Events, Mails, Vorbereitung All Hands Call, pflege E-Mail-Verteiler, etc., Pizza Abende, …)
    • Ausgesuchte Team Assistenz Funktionen exklusiv für das Leadership Team und begrenzt auf Termine mit Gästen e.g. Catering, Raumvorbereitung, etc.)
    Online since: Fri Dec 12 15:19:12 CET 2025
    Reference number: 835790/1

    Team-Assistenz (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Hamburg
    • Unterstützung der Finanzbuchhaltung: Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen sowie systematische Verfolgung offener Forderungen im Bereich Debitoren
    • Fachkompetenz in DATEV: Anwendung fundierter Kenntnisse in der DATEV-Finanzbuchhaltung zur Sicherstellung korrekter und effizienter Buchungsprozesse
    • Büroorganisation und Koordination: Eigenverantwortliche Organisation des Büroalltags sowie Abstimmung und Steuerung von Front- und Backoffice-Aktivitäten
    • Empfang und Betreuung: Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern
    • Angebotsmanagement: Erstellung und Pflege von Angeboten in enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachabteilungen
    • Dokumentenerstellung: Entwicklung und Optimierung von Arbeitsvorlagen in MS Word und Excel zur Unterstützung interner Abläufe
    • Projektmitarbeit: Aktive Beteiligung an internen Projekten sowie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung bestehender Prozesse
    Online since: Fri Dec 19 14:01:36 CET 2025
    Reference number: 851511/1

    Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Alfter
    • Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
    • Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
    • Terminplanung und Koordination von Einsätzen
    • Pflege von Stammdaten und Dokumentation
    • Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
    • Organisation von Besprechungen und administrativen Abläufen
    • Unterstützung bei Bestellungen und Materialdisposition
    Online since: Thu Nov 27 15:30:48 CET 2025
    Reference number: 848466/1

    Finance Assistant (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Berlin
    • Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung und Rechnungserfassung
    • Koordination des Zahlungsverkehrs
    • Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und finanziellen Belangen
    • Durchführung von KYC-Prüfungen gemäß gesetzlicher Vorgaben
    • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner administrativer Tätigkeiten
    • Schnittstelle zwischen Buchhaltung, Steuerberatern, Geschäftsführung und externen Partnern
    Online since: Tue Nov 11 10:03:17 CET 2025
    Reference number: 847837/1

    Office- und Eventmanager (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Berlin
    • Koordination und Betreuung interner sowie externer Büroanfragen
    • Sicherstellung der Funktionsfähigkeit von Büroausstattung und Infrastruktur in Zusammenarbeit mit IT und Dienstleistern
    • Organisation von Meetings und Pflege der institutseigenen Datenbank
    • Empfang von Gästen, Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
    • Unterstützung bei Sicherheitsmaßnahmen im Büro
    • Administrative Assistenz für die Geschäftsführung, inkl. Ablageorganisation
    • Mitwirkung bei Onboarding-Prozessen neuer Mitarbeitender
    • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
    Online since: Wed Nov 12 08:28:39 CET 2025

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    Jobs by e-mail
    Reference number: 844976/1

    Kaufmännischer Assistent (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Bad Homburg
    • Proaktive Unterstützung der Business Partner im Tagesgeschäft
    • Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Aufgaben
    • Eigenständige Informationsrecherche und -aufbereitung
    • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen
    • Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
    • Mitdenken und Muster erkennen: Welche Themen sind gerade wichtig? Was braucht besondere Aufmerksamkeit?
    Online since: Fri Oct 17 16:36:17 CEST 2025
    Reference number: 830268/1

    Teamassistenz in Teilzeit (30 Std.) (m/w/d)

    Festanstellung durch unseren Kunden
    Hannover
    • Koordination und Terminabsprachen für die Geschäftsführung
    • Telefonische und schriftliche Korrespondenz
    • Organisation von Wiedervorlagen und Terminen 
    • Anfertigung und Pflege von Auswertungen sowie Controlling-Reports
    • Erstellung von Präsentationen und Prozessdarstellungen
    • Koordination und Kontrolle von Terminarbeiten und Projektterminen
    • Unterstützung bei der Gestaltung und Administration von Verträgen
    Online since: Mon Sep 22 15:56:43 CEST 2025
    Reference number: 849804/1

    Executive Assistant (m/w/d)

    Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
    Hamburg
    • Organisation und Koordination des Terminkalenders der Geschäftsführung
    • Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Reisekostenabrechnung
    • Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inkl. Protokollführung
    • Schnittstelle zwischen Vorstand, internen Teams und externen Partnern
    • Unterstützung bei Projekten und vertraulichen Aufgaben
    Online since: Fri Nov 28 14:12:44 CET 2025