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Personalplanung:
Definition, Aufgaben & Ziele

Personalplanung und Personalbeschaffung

Personalplanung für heute, morgen und übermorgen

Wohin entwickelt sich Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren? Und was ist nötig, um neue Unternehmensziele zu erreichen? Die Unternehmensplanung ist eng mit der Personalplanung verbunden. Denn je nach Ausrichtung Ihrer Firma verändert sich auch die Personalaufstellung. Sie müssen kurz-, mittel- und langfristig Personal finden, um zum richtigen Zeitpunkt die benötigten und qualifizierten Fach- und Führungskräfte zur Verfügung zu haben.

Damit Ihre Mitarbeitenden jederzeit gleichmäßig ausgelastet sind, ist es die Aufgabe der HR-Abteilung, Ihr Personal strategisch zu planen und sowohl Bedarfe als auch Einsparungspotenziale zu ermitteln. Zwar ist es nicht immer einfach, in die Zukunft zu blicken, jedoch lassen sich anhand interner Faktoren wie geplante Vertriebsziele, Fehlzeiten, Elternzeiten oder Pensionierungen Tendenzen in Ihrer Belegschaft erkennen. Richten Sie Ihre Personalplanung unter anderem an den daraus entstehenden Personallücken aus.

Personalplanung Definition: Der Unterschied zwischen operativer, taktischer und strategischer Personalplanung

Bei der Personalplanung geht es darum, sicherzustellen, dass ein Unternehmen über die richtige Anzahl von Mitarbeitenden mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Sie ist Teil der Unternehmensplanung und umfasst die Vorhersage des zukünftigen Personalbedarfs, die Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitenden sowie das Management der Mitarbeiterbeziehungen.

Verschiedenste Methoden und Maßnahmen wie z. B. Arbeitsplatzanalysen, Positionsbeschreibungen, Personalplanungsinstrumente und Nachfolgeplanung helfen dabei, die Personalplanung durchzuführen.

Um mit der Personalplanung jederzeit auf externe Faktoren, wie die wirtschaftliche Lage, politische Veränderungen, technologische Entwicklungen und rechtliche Bedingungen zu reagieren, wird diese in drei verschiedene Bereiche eingeteilt:

Strategische Personalplanung:

für Ziele der nächsten fünf bis zehn Jahre

Taktische Personalplanung

für Ziele der nächsten ein bis fünf Jahre

Operative Personalplanung

für alle kurzfristigen Ziele (innerhalb des kommenden Jahres)

Ziele der Personalplanung

Ziel einer effektiven Personalplanung ist es, ausreichend viele Mitarbeitende in einem Unternehmen zu beschäftigen, sodass die Unternehmensziele erreicht werden und gleichzeitig die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit gewahrt wird. Die große Herausforderung besteht darin, Maßnahmen für die Personalplanung permanent an die Unternehmensentwicklungen anzupassen.

Um den Bedarf an neuem Personal für jede Abteilung zu ermitteln, sollten  Abteilungsleiterinnen und -leiter, Mitglieder der Geschäftsführung sowie die zuständigen HR-Mitarbeiterinnen und HR-Mitarbeiter gemeinsam an einer genauen Zielsetzung arbeiten. Dabei gilt es zu klären:

  • Welche Positionen wollen wir besetzen?

  • Welche Qualifikationen benötigt das Personal?

  • Wie viele Personen brauchen wir?

  • Benötigen wir Young Professionals oder Expertinnen und Experten mit jahrelanger Berufserfahrung?

  • Brauchen wir das neue Personal langfristig oder nur projektbezogen?

Sie suchen kurzfristig Fach- und Führungskräfte, um Engpässe zu überbrücken oder gar Personallücken zu füllen? Wir beraten Sie gern.

Vorteile der Personalplanung

Umso besser es Ihnen gelingt, Ihr Personal zu planen, desto effizienter läuft Ihr Unternehmen. Denn schon früh erkennen Sie durch Ihre Planung, wo Personal fehlt – Ihnen bleibt genügend Zeit, um entweder Ihr eigenes Personal weiterzubilden oder nach qualifizierten Fach- und Führungskräften zu suchen.

Stellen Sie die Unternehmensziele durch weitere Vorteile der Personalplanung sicher:

Unternehmensziele durch Personalplanung

  • Sie haben immer genügend qualifizierte Mitarbeitende zur Verfügung, die die anfallenden Aufgaben erledigen.

  • Sie vermeiden hohe Personalkosten, da kaum Engpässe auftreten, die Sie mit externem Personal füllen müssen.

  • Sie stellen weder zu viel, noch zu wenig Personal ein. Kurzfristige Entlassungen sind nicht notwendig. Dadurch steigern Sie das Vertrauen Ihrer Belegschaft – die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

  • Mitarbeiterentwicklung ist ein Teil der Personalplanung und attraktiv für potenzielle Bewerberinnen und Bewerberinnen. Gewinnen Sie mit Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens neue Talente und stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke.

  • Sie bilden hoch qualifiziertes Personal aus und binden dieses an Ihr Unternehmen. Halten Sie mit technologischen Entwicklungen Schritt und greifen Sie nicht auf teure Dienstleister zurück.

Aufgaben der Personalplanung

Den aktuellen sowie künftigen Personalbestand zu optimieren, ist die wohl entscheidende Aufgabe der Personalplanung. In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den Fachabteilungen ist die Personalplanung in die folgenden Teilbereiche gegliedert:

Wie viele Mitarbeitende gibt es aktuell in Ihrem Unternehmen und speziell in den Abteilungen? In der Personalbestandsplanung bilden Sie den Ist-Zustand des Personals ab – eine wichtige Grundlage, um den Personalbedarf besser zu planen. Denn auch der Altersdurchschnitt sowie die Beschäftigungsverhältnisse (Festanstellung, Teilzeit, Praktika etc.) geben Aufschluss darüber, wann Sie welches Personal benötigen.

Wie viele Mitarbeitende gibt es aktuell in Ihrem Unternehmen und speziell in den Abteilungen? In der Personalbestandsplanung bilden Sie den Ist-Zustand des Personals ab – eine wichtige Grundlage, um den Personalbedarf besser zu planen. Denn auch der Altersdurchschnitt sowie die Beschäftigungsverhältnisse (Festanstellung, Teilzeit, Praktika etc.) geben Aufschluss darüber, wann Sie welches Personal benötigen.


Wie soll Ihr Unternehmen in Zukunft aufgestellt sein? Wie viel Personal benötigen Sie in einem oder mehreren Jahren? Bei der Personalbedarfsplanung analysieren Sie den Soll-Zustand.

Unser Tipp: Niemand weiß, wie die Welt in ein paar Jahren aussieht. Arbeiten Sie daher mit Erfahrungswerten und passen Sie Ihre Planung an aktuelle Entwicklungen an.

Wie soll Ihr Unternehmen in Zukunft aufgestellt sein? Wie viel Personal benötigen Sie in einem oder mehreren Jahren? Bei der Personalbedarfsplanung analysieren Sie den Soll-Zustand.

Unser Tipp: Niemand weiß, wie die Welt in ein paar Jahren aussieht. Arbeiten Sie daher mit Erfahrungswerten und passen Sie Ihre Planung an aktuelle Entwicklungen an.


Wird durch Ihre Personalbedarfsplanung klar, dass Sie weitere Mitarbeitende benötigen, starten Sie mit der Personalbeschaffung. Offene Stellen können Sie intern oder extern neu besetzen.

Bei der internen Neubesetzung befähigen Sie bereits bestehendes Personal für eine neue Tätigkeit. Dadurch klafft aber eventuell eine Personallücke am ursprünglichen Arbeitsplatz auf. Sie würden die Personallücke also nur verschieben. Die interne Neubesetzung ist dafür oftmals kostengünstiger und schneller realisierbar.

Bei der externen Personalbeschaffung müssen Sie qualifizierte Fach- und Führungskräfte erst durch Ihre Recruiting-Maßnahmen wie z. B. Social-Media-Recruiting für Ihr Unternehmen gewinnen. Haben Sie passende Mitarbeitende gefunden, steht oftmals noch ein langwieriger Onboarding-Prozess bevor, bevor das neue Personal voll eingearbeitet ist.

Wird durch Ihre Personalbedarfsplanung klar, dass Sie weitere Mitarbeitende benötigen, starten Sie mit der Personalbeschaffung. Offene Stellen können Sie intern oder extern neu besetzen.

Bei der internen Neubesetzung befähigen Sie bereits bestehendes Personal für eine neue Tätigkeit. Dadurch klafft aber eventuell eine Personallücke am ursprünglichen Arbeitsplatz auf. Sie würden die Personallücke also nur verschieben. Die interne Neubesetzung ist dafür oftmals kostengünstiger und schneller realisierbar.

Bei der externen Personalbeschaffung müssen Sie qualifizierte Fach- und Führungskräfte erst durch Ihre Recruiting-Maßnahmen wie z. B. Social-Media-Recruiting für Ihr Unternehmen gewinnen. Haben Sie passende Mitarbeitende gefunden, steht oftmals noch ein langwieriger Onboarding-Prozess bevor, bevor das neue Personal voll eingearbeitet ist.


Ob bereits bestehendes oder künftiges Personal, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten jederzeit über wichtige Neuerungen oder Technologien informiert sein und Weiterqualifizierungen wahrnehmen wollen. Sowohl fachlich als auch persönlich gibt es verschiedenste Möglichkeiten der Personalentwicklung. So bieten sich berufsbegleitende Weiterbildungen oder auch firmeninterne wie externe Schulungen an, die Ihre Mitarbeitenden up to date halten oder auf neue Aufgabenbereiche vorbereiten.

Unser Tipp: Weiterbildungsangebote für Ihre Mitarbeitenden müssen nicht immer teuer sein. Nutzen Sie das Know-how Ihrer Fachkräfte und schaffen Sie einen Raum zum fachlichen Austausch. Auch eine firmeninterne Bibliothek oder der Zugang zu Online-Tools wie Udemy und Blinkist geben Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbständig weiterzubilden.

Ob bereits bestehendes oder künftiges Personal, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten jederzeit über wichtige Neuerungen oder Technologien informiert sein und Weiterqualifizierungen wahrnehmen wollen. Sowohl fachlich als auch persönlich gibt es verschiedenste Möglichkeiten der Personalentwicklung. So bieten sich berufsbegleitende Weiterbildungen oder auch firmeninterne wie externe Schulungen an, die Ihre Mitarbeitenden up to date halten oder auf neue Aufgabenbereiche vorbereiten.

Unser Tipp: Weiterbildungsangebote für Ihre Mitarbeitenden müssen nicht immer teuer sein. Nutzen Sie das Know-how Ihrer Fachkräfte und schaffen Sie einen Raum zum fachlichen Austausch. Auch eine firmeninterne Bibliothek oder der Zugang zu Online-Tools wie Udemy und Blinkist geben Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbständig weiterzubilden.


Sich von Personal zu trennen, bereitet der Geschäftsführung wie Personalerinnen und Personalern häufig Sorgen. Und dennoch lassen automatisierte Prozesse, umstrukturierte Abteilungen oder ausbleibende Aufträge, Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern oftmals keine andere Wahl. Es gibt jedoch arbeitnehmerfreundliche Alternativen, die Sie in Ihrer Personalfreisetzungsplanung bedenken können.  Überlegen Sie, ob in manchen Fällen auch folgende Optionen gegen eine Personalüberdeckung (Sie haben mehr Personal als benötigt) helfen:

  • Interner Positionswechsel 
  • Verkürzte Arbeitszeiten
  • Überstundenabbau 
  • Kurzarbeit 
  • Frühverrentung

Sich von Personal zu trennen, bereitet der Geschäftsführung wie Personalerinnen und Personalern häufig Sorgen. Und dennoch lassen automatisierte Prozesse, umstrukturierte Abteilungen oder ausbleibende Aufträge, Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern oftmals keine andere Wahl. Es gibt jedoch arbeitnehmerfreundliche Alternativen, die Sie in Ihrer Personalfreisetzungsplanung bedenken können.  Überlegen Sie, ob in manchen Fällen auch folgende Optionen gegen eine Personalüberdeckung (Sie haben mehr Personal als benötigt) helfen:

  • Interner Positionswechsel 
  • Verkürzte Arbeitszeiten
  • Überstundenabbau 
  • Kurzarbeit 
  • Frühverrentung

Arbeitsspitzen oder Auftragsschwankungen müssen nicht immer durch neues Personal aufgefangen werden. Setzen Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend Ihrer Fähigkeiten ein und verteilen Sie die Arbeitskraft an die Stellen, wo sie am dringendsten benötigt wird. Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es, zu jeder Zeit genügend Personal mit ausreichenden Fähigkeiten zur Verfügung zu haben.  

Arbeitsspitzen entstehen z. B. um die Weihnachtszeit im Einzelhandel, zu beliebten Urlaubszeiten oder aufgrund schwankender Auftragsmenge in der Industrie. Diese lassen sich am besten durch verschiedene Arbeitszeitmodelle auffangen. Bieten Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern z. B. an, in schwächeren Zeiten weniger zu arbeiten, und die gesparte Zeit in die Arbeitsspitzen zu investieren.

Aber auch altersbedingte Einschränkungen Ihrer Mitarbeitenden sollten Sie bei der Personaleinsatzplanung im Blick haben, ebenso wie Arbeitszeitgesetze, betriebliche und tarifliche Vereinbarungen und die Arbeitszeitwünsche Ihrer Angestellten. 

Arbeitsspitzen oder Auftragsschwankungen müssen nicht immer durch neues Personal aufgefangen werden. Setzen Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend Ihrer Fähigkeiten ein und verteilen Sie die Arbeitskraft an die Stellen, wo sie am dringendsten benötigt wird. Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist es, zu jeder Zeit genügend Personal mit ausreichenden Fähigkeiten zur Verfügung zu haben.  

Arbeitsspitzen entstehen z. B. um die Weihnachtszeit im Einzelhandel, zu beliebten Urlaubszeiten oder aufgrund schwankender Auftragsmenge in der Industrie. Diese lassen sich am besten durch verschiedene Arbeitszeitmodelle auffangen. Bieten Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern z. B. an, in schwächeren Zeiten weniger zu arbeiten, und die gesparte Zeit in die Arbeitsspitzen zu investieren.

Aber auch altersbedingte Einschränkungen Ihrer Mitarbeitenden sollten Sie bei der Personaleinsatzplanung im Blick haben, ebenso wie Arbeitszeitgesetze, betriebliche und tarifliche Vereinbarungen und die Arbeitszeitwünsche Ihrer Angestellten. 


Arbeitsrechtliche Regelungen für die Personalplanung

Ihr Unternehmen hat einen Betriebsrat? Dann muss dieser gemäß § 92 BetrVG über die aktuelle wie künftige Personalplanung informiert sein. Dies bezieht sich auf den aktuellen und künftigen Personalbedarf in quantitativer wie qualitativer Hinsicht.

Dem Betriebsrat steht im Zusammenhang mit der Personalplanung ein umfassendes Unterrichtungs- und Beratungsrecht zu, wobei dieser kein erzwingbares Mitbestimmungsrecht hat. Dies bezieht sich auf die Prozesse der Personalbestandsplanung, der Personalbedarfsplanung sowie der Personalentwicklungs- und Personaleinsatzplanung.

Auch ist es dem Betriebsrat gestattet, sofern noch keine Personalplanung in Ihrem Unternehmen besteht, deren Einführung und Durchführung vorzuschlagen. Sollte dies geschehen, sind Sie dazu verpflichtet, eine Personalplanung umzusetzen.

Instrumente der strategischen Personalplanung

Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche Qualifikationen sollte Ihr Personal dann vorweisen können und wie finden Sie bis dahin die Fach- und Führungskräfte, die zu Ihnen passen? Begegnen Sie dem Fachkräftemangel langfristig sowie strategisch und machen Sie schon heute Ihre Arbeitskräfte von morgen auf sich aufmerksam. Arbeiten Sie an Ihrer Arbeitgebermarke genauso wie an der Zufriedenheit Ihrer jetzigen Angestellten.

Mit diesen Maßnahmen gelingt Ihnen die strategische Personalplanung:

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  2. Employer Branding

    Betrachten Sie Ihr Unternehmen als eine Marke, die für Werte steht und die Sie nach außen tragen. Und genauso sollten Sie sich auch sichtbar machen. Durch Ihre langfristige Personalplanung wissen Sie, welche Kompetenzen Sie künftig benötigen, welche Fähigkeiten neues Personal mitbringen sollte und wann Sie dieses Know-how in Ihrem Unternehmen benötigen. Fangen Sie schon frühzeitig an, in den sozialen Netzwerken, im Rahmen des Hochschulmarketings oder durch Mitarbeiterprogramme, Werbung für Ihr Unternehmen zu betreiben.

    Das heißt: Informieren Sie Ihre Zielgruppe regelmäßig über Neuigkeiten in Ihrem Unternehmen, bieten Sie spannende Einblicke in den Arbeitsalltag, integrieren Sie sich in Diskussionen und zeigen Sie sich offen für Anfragen aus den Netzwerken. Teilen Sie zudem Ihre Stellenanzeigen in den sozialen Netzwerken und passen Sie Ihren Bewerbungsprozess an die Möglichkeiten an. Ermöglichen Sie z. B. Ihren Bewerberinnen und Bewerbern, sich direkt mit ihrem LinkedIn-Profil zu bewerben – ob Sie wirklich zusammenpassen, finden Sie in einem gemeinsamen Gespräch heraus.

    Fest steht: Warten Sie nicht auf den Moment, an dem Sie Personal dringend benötigen. Bieten Sie die Möglichkeiten zur Initiativbewerbung und finden Sie gemeinsam heraus, wie und ob Sie zusammenarbeiten möchten. Denken Sie immer daran, dass es im Zweifel günstiger für Sie ist, künftige Fach- und Führungskräfte „zu früh“ einzustellen, als zum benötigten Zeitpunkt niemanden zu finden und ein halbes Jahr oder länger suchen zu müssen. Sie können sich auch aus den laufenden Bewerbungen einen eigenen Talent-Pool aufbauen, auf den Sie jederzeit zurückgreifen.

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  4. Wissensmanagement

    Sie können noch so viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen, Ihre Geschäftsziele erreichen Sie nur mit den erforderlichen Kompetenzen. Doch wer hat schon den Überblick über alle Qualifikationen Ihrer Angestellten? Bauen Sie dafür eine Datenbank auf, in der Sie zu jedem Kollegen und jeder Kollegin ein Kompetenzprofil aufsetzen. Daraus lässt sich leicht erkennen, welches Know-how vorhanden ist und welches erst aufgebaut werden muss. Erteilen Sie den Fachabteilungen Zugriff zu dieser Liste und bitten Sie um Feedback. Vielleicht verfügt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin bereits über eine benötigte Qualifikation, von der Sie nichts wussten. Dann können Sie diese direkt mit einer neuen Aufgabe betrauen.

    Aber auch Weiterbildungsprogramme, vor allem in Bereichen, für die es noch keine Ausbildungswege gibt, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. So ist z. B. der Bereich Digitalisierung extrem schnelllebig: Was heute aktuell ist, kann schon morgen obsolet sein. Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden mit Weiterbildungsprogrammen auf diese Veränderungen und zukünftige neue Aufgaben vor. Mit dieser Maßnahme wirken Sie dem Fachkräftemangel entgegen und verhindern Kündigungen qualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

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  6. Mitarbeiterbindung

    Sie arbeiten mit qualifizierten Mitarbeitenden, die Sie auch in Zukunft dringend benötigen? Dann geben Sie alles dafür, diese zu halten. Durch Extraleistungen, finanzielle Anreize oder auch individuelle Förderung senken Sie die Fluktuation merklich.

    Fördern Sie vor allem Kolleginnen und Kollegen, die eine besonders hohe Lernbereitschaft mitbringen und bieten Sie Anreize, sich in Ihrem Unternehmen weiterzuentwickeln und gemeinsam mit Ihnen die Unternehmensziele zu erreichen.

Strategische Personalplanung funktioniert nur in enger Zusammenarbeit

Informieren Sie Ihre Geschäftsführung regelmäßig und vor allem frühzeitig über die Entwicklungen am Arbeitsmarkt, aber auch darüber, wo Handlungsbedarf innerhalb Ihres Unternehmens besteht.

Umgekehrt sollten auch Sie stets über die Geschäftsziele informiert sein. Welche Geschäftsbereiche werden ausgebaut? Welche Produkte sind wichtige Aushängeschilder? Und vor allem: Was zeigen die Vertriebsprognosen? All diese Informationen sind die Basis Ihrer Arbeit in der Personalplanung. Daraus leiten Sie ab, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Sie benötigen, welche Qualifikationen künftig gebraucht werden, wie Sie bestehende Mitarbeitende weiterbilden können und welche Maßnahmen nötig sind.

Sollten Ihnen einmal die Argumente für Ihre Maßnahmen fehlen, belegen Sie die Auswirkungen Ihrer Personalplanung so gut wie möglich. Zeigen Sie anhand von Zahlen mögliche Zukunftsszenarien auf.

Sie möchten schon heute die Fachkräfte für morgen sichern? Dann unterstützen wir Sie gerne bei der Suche nach passenden Kandidatinnen und Kandidaten.


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