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Personalbeschaffung:
Die optimale Besetzung für Ihre Stellen finden

Ihr Unternehmen benötigt unbedingt qualifiziertes Personal für neue Stellen. Doch wo finden Sie genau die Fachkräfte, die Sie brauchen? Sind diese eventuell bereits in den eigenen Reihen vorhanden und müssen “nur” noch entsprechend geschult werden? Oder sind externe Spezialistinnen und Spezialisten in dieser Position besonders wertvoll für Ihr Unternehmen?

In der Personalbeschaffung gibt es verschiedene Wege, die Sie gehen können, um die besten Talente für Ihre Stellen zu rekrutieren. Ob Sie sich dafür entscheiden, Ihr künftiges Personal intern oder extern zu suchen, hängt von mehreren Faktoren ab. Wichtig ist dabei vor allem: Der Personalbedarf sollte sowohl in quantitativer als auch in qualitativer, räumlicher und zeitlicher Hinsicht gedeckt werden.

Das Ziel der Personalbeschaffung ist es, die besten Talente mit den passenden Qualifikationen und Fähigkeiten zu finden und für eine freie Stelle zu überzeugen. Im Prozess der Personalbeschaffung muss deshalb geprüft werden, ob die Personen zur freien Stelle und dem jeweiligen Unternehmen passen.

Personalbeschaffung Definition

Die Personalbeschaffung ist ein Prozess innerhalb der Personalplanung, der sich mit der Anwerbung, Beschaffung und Einstellung von Mitarbeitenden zur Besetzung offener Stellen in einem Unternehmen befasst. Immer häufiger wird auch der Begriff “Personalgewinnung” genutzt und bezeichnet ebenso die Personalbeschaffung.

Es gibt zwei Arten der Personalgewinnung: die interne und die externe Personalbeschaffung. Bei der internen Rekrutierung werden offene Stellen mit bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besetzt, während bei der externen Rekrutierung neue Talente von außen angeworben werden.

Beide Arten der Personalbeschaffung haben ihre Vor- und Nachteile, und die effektivste Strategie hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Letztlich ist die beste Einstellungsstrategie diejenige, die den Bedürfnissen des Unternehmens auf möglichst effiziente Weise gerecht wird.

Personalplanung

Personalbeschaffung: Phasen und Ablauf

Ob Sie intern oder extern nach geeignetem Personal für offene Stellen suchen, ist von mehreren Faktoren abhängig. Vor allem der Blick in die Zukunft und die Entwicklung Ihres Unternehmens, aber auch vorhandene Ressourcen und anfallende Kosten werden für den Weg Ihrer Personalbeschaffung entscheidend sein. In jedem Fall durchlaufen Sie die folgenden Phasen bei der Personalgewinnung:

Für die Zukunft zu planen ist immer wichtig, vor allem, wenn es um die Besetzung von Stellen in Ihrem Unternehmen geht. Setzen Sie sich dafür intensiv mit der demografischen Entwicklung Ihres Unternehmens auseinander. So erkennen Sie mögliche Pensionierungswellen oder Personalengpässe. Auf diese Weise können Sie besser einschätzen, welche Abteilungen von einem Fachkräftemangel betroffen sein werden und wo Wachstumspotenzial vorhanden ist.

Holen Sie sich nach Ihrer Analyse die Zustimmung der Unternehmensleitung ein, bevor Sie eine Stelle besetzen oder ausschreiben.

Für die Zukunft zu planen ist immer wichtig, vor allem, wenn es um die Besetzung von Stellen in Ihrem Unternehmen geht. Setzen Sie sich dafür intensiv mit der demografischen Entwicklung Ihres Unternehmens auseinander. So erkennen Sie mögliche Pensionierungswellen oder Personalengpässe. Auf diese Weise können Sie besser einschätzen, welche Abteilungen von einem Fachkräftemangel betroffen sein werden und wo Wachstumspotenzial vorhanden ist.

Holen Sie sich nach Ihrer Analyse die Zustimmung der Unternehmensleitung ein, bevor Sie eine Stelle besetzen oder ausschreiben.


Zu jeder Stelle, die besetzt werden soll, gehört eine ausführliche Stellenbeschreibung. Überlegen Sie sich, was Sie suchen, welche Qualifikationen die Bewerbenden mitbringen sollten und wie deren Aufgaben aussehen. Um ein geeignetes Bewerberprofil zu entwickeln, lohnt sich immer auch der Blick auf den aktuellen Arbeitsmarkt. Nehmen Sie sich die Zeit, den Markt und die Anforderungen zu verstehen. Dann wird es Ihnen leichter fallen, eine Stellenbeschreibung zu erstellen, die die richtigen Bewerberinnen und Bewerber anzieht.

Denken Sie daran: Je ausführlicher und informativer Ihre Stellenausschreibung ist, umso einfacher kann es zu einem Matching zwischen Ihrem Unternehmen und passenden Fachkräften kommen.

Zu jeder Stelle, die besetzt werden soll, gehört eine ausführliche Stellenbeschreibung. Überlegen Sie sich, was Sie suchen, welche Qualifikationen die Bewerbenden mitbringen sollten und wie deren Aufgaben aussehen. Um ein geeignetes Bewerberprofil zu entwickeln, lohnt sich immer auch der Blick auf den aktuellen Arbeitsmarkt. Nehmen Sie sich die Zeit, den Markt und die Anforderungen zu verstehen. Dann wird es Ihnen leichter fallen, eine Stellenbeschreibung zu erstellen, die die richtigen Bewerberinnen und Bewerber anzieht.

Denken Sie daran: Je ausführlicher und informativer Ihre Stellenausschreibung ist, umso einfacher kann es zu einem Matching zwischen Ihrem Unternehmen und passenden Fachkräften kommen.


Die passende Besetzung für Ihre Stelle zu finden, kann sehr zeitaufwändig sein und ist gleichzeitig abhängig davon, ob Sie Ihre Stelle intern oder extern neu besetzen. Überlegen Sie sich auch, wo Sie Ihre Stellenausschreibung entsprechend gut platzieren können. Für interne Ausschreibungen lohnen sich Mails, Schwarze Bretter oder Chats. Wohingegen Sie bei der externen Suche zum Beispiel auf Social-Media, in online und offline Jobbörsen, mithilfe von Personalvermittlungen oder durch Newsletter auf Kandidatensuche gehen können.

Die passende Besetzung für Ihre Stelle zu finden, kann sehr zeitaufwändig sein und ist gleichzeitig abhängig davon, ob Sie Ihre Stelle intern oder extern neu besetzen. Überlegen Sie sich auch, wo Sie Ihre Stellenausschreibung entsprechend gut platzieren können. Für interne Ausschreibungen lohnen sich Mails, Schwarze Bretter oder Chats. Wohingegen Sie bei der externen Suche zum Beispiel auf Social-Media, in online und offline Jobbörsen, mithilfe von Personalvermittlungen oder durch Newsletter auf Kandidatensuche gehen können.


Legen Sie bereits vor dem gesamten Bewerbungsprozess fest, wie Sie geeignete Bewerberinnen und Bewerber aus der Masse herausfiltern können. Sollten Sie mit einer Flut an Bewerbungen rechnen und ein großes Unternehmen sein, bietet sich dafür ein Assessment-Center an. Bei mittleren bis kleinen Unternehmen reicht oftmals ein Bewerbungsgespräch. Einstellungstests oder praktische Übungen können zusätzlich helfen.

Legen Sie bereits vor dem gesamten Bewerbungsprozess fest, wie Sie geeignete Bewerberinnen und Bewerber aus der Masse herausfiltern können. Sollten Sie mit einer Flut an Bewerbungen rechnen und ein großes Unternehmen sein, bietet sich dafür ein Assessment-Center an. Bei mittleren bis kleinen Unternehmen reicht oftmals ein Bewerbungsgespräch. Einstellungstests oder praktische Übungen können zusätzlich helfen.


Sollten Sie das passende Personal für Ihre Stelle gefunden haben, steht nur noch die Vertragsgestaltung aus. Legen Sie darin die Rahmenbedingungen für Ihre Zusammenarbeit fest und starten Sie mit dem Onboarding  Ihrer neuen Mitarbeitenden.

Sollten Sie das passende Personal für Ihre Stelle gefunden haben, steht nur noch die Vertragsgestaltung aus. Legen Sie darin die Rahmenbedingungen für Ihre Zusammenarbeit fest und starten Sie mit dem Onboarding  Ihrer neuen Mitarbeitenden.


Externe Personalbeschaffung

Bei der externen Personalgewinnung werden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten außerhalb des eigenen Unternehmens gesucht. Dazu gehören, wenn aktiv durchgeführt, Stellenausschreibungen, Online-Anzeigen, Active Sourcing oder auch Initiativbewerbungen  von Personen, die an der Stelle interessiert sind. Unabhängig davon, welchen Ansatz die Unternehmen wählen, ist die externe Personalbeschaffung ein effektiver Weg, um qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber für offene Stellen zu finden.

Wenn Sie eine Stelle intern neu besetzen, wie viele potenziell geeignete Mitarbeitende haben Sie dann zur Verfügung? Die Zahl mag variieren, doch sobald Sie den Blick nach außen wenden, finden Sie einen wesentlich größeren Talentpool vor, in dem Sie Personal mit unterschiedlichsten Qualifikationen, Berufserfahrungen und Persönlichkeiten finden. Diese bringen Motivation und neue Energie ins Team und bieten dem Unternehmen neue Perspektive, neue Impulse und Ansichten. Und da Sie bereits hoch qualifizierte Fachkräfte für Ihre Vakanzen auswählen, entfallen teure Fortbildungsmaßnahmen. Neben der fachlichen Expertise gewinnen Sie außerdem weitere Arbeitsressourcen und wirken dem Fachkräftemangel in Ihrem Unternehmen entgegen.

Wenn Sie eine Stelle intern neu besetzen, wie viele potenziell geeignete Mitarbeitende haben Sie dann zur Verfügung? Die Zahl mag variieren, doch sobald Sie den Blick nach außen wenden, finden Sie einen wesentlich größeren Talentpool vor, in dem Sie Personal mit unterschiedlichsten Qualifikationen, Berufserfahrungen und Persönlichkeiten finden. Diese bringen Motivation und neue Energie ins Team und bieten dem Unternehmen neue Perspektive, neue Impulse und Ansichten. Und da Sie bereits hoch qualifizierte Fachkräfte für Ihre Vakanzen auswählen, entfallen teure Fortbildungsmaßnahmen. Neben der fachlichen Expertise gewinnen Sie außerdem weitere Arbeitsressourcen und wirken dem Fachkräftemangel in Ihrem Unternehmen entgegen.


Externe Personalbeschaffungen können mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden sein. Da passendes Personal erst gefunden, eingearbeitet und ins Team integriert werden muss. Zusätzlich besteht immer das Risiko, dass Außenstehende nicht gut zu den bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern passen oder schlichtweg nicht den geforderten Ansprüchen genügen. Auch die eigene Belegschaft kann neidisch auf neue Kolleginnen und Kollegen reagieren oder demotiviert an ihren Arbeitsplätzen sitzen. Eventuell hatte jemand internes die Stelle im Blick und diese als mögliche Aufstiegschance gesehen.

Externe Personalbeschaffungen können mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden sein. Da passendes Personal erst gefunden, eingearbeitet und ins Team integriert werden muss. Zusätzlich besteht immer das Risiko, dass Außenstehende nicht gut zu den bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern passen oder schlichtweg nicht den geforderten Ansprüchen genügen. Auch die eigene Belegschaft kann neidisch auf neue Kolleginnen und Kollegen reagieren oder demotiviert an ihren Arbeitsplätzen sitzen. Eventuell hatte jemand internes die Stelle im Blick und diese als mögliche Aufstiegschance gesehen.


Letztlich hängt die Entscheidung, ob intern oder extern rekrutiert werden soll, davon ab, welche Vorteile für Ihr Unternehmen in einem konkreten Fall überwiegen.

Interne Personalbeschaffung

Bei der internen Rekrutierung wird eine Stelle mit Mitarbeitenden besetzt, die bereits im Unternehmen beschäftigt sind. Abhängig von den Gründen für die Neubesetzung, findet die interne Personalbeschaffung entweder ohne oder mit Personalbewegung statt. Gibt es nur einen kurzfristigen Mehrbedarf, so behalten die Angestellten ihren derzeitigen Arbeitsplatz, werden aber auch für andere Tätigkeitsbereiche eingesetzt.  Mit Personalbewegung werden interne Stellen neu besetzt, die auch langfristig im Unternehmen gebraucht werden. Dabei werden qualifizierte Fachkräfte anderer Abteilungen, Teams oder Aufgabenbereiche für diese neue Stelle rekrutiert.

Oftmals findet die interne Personalbeschaffung durch Beförderungen oder Versetzungen statt und ist dadurch häufig schneller und kostengünstiger als die externe Personalgewinnung. Darüber hinaus kann die interne Rekrutierung dazu beitragen, die Arbeitsmoral zu verbessern und die Fluktuation zu verringern, da sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, innerhalb ihres Unternehmens aufzusteigen. Und schließlich kann die interne Rekrutierung, wenn sie richtig durchgeführt wird, dazu beitragen, dass nur die qualifiziertesten Bewerberinnen und Bewerber eingestellt werden, da diese bereits ein klares Verständnis der Unternehmenskultur und der Werte des Unternehmens haben.

Oftmals findet die interne Personalbeschaffung durch Beförderungen oder Versetzungen statt und ist dadurch häufig schneller und kostengünstiger als die externe Personalgewinnung. Darüber hinaus kann die interne Rekrutierung dazu beitragen, die Arbeitsmoral zu verbessern und die Fluktuation zu verringern, da sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, innerhalb ihres Unternehmens aufzusteigen. Und schließlich kann die interne Rekrutierung, wenn sie richtig durchgeführt wird, dazu beitragen, dass nur die qualifiziertesten Bewerberinnen und Bewerber eingestellt werden, da diese bereits ein klares Verständnis der Unternehmenskultur und der Werte des Unternehmens haben.


Auch wenn der Gedanke schön ist, die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und ihnen z. B. durch interne Weiterbildungen weitere Karrieremöglichkeiten zu eröffnen, in der internen Rekrutierung lauern auch einige Herausforderungen. Schnell kann es dadurch zu Konkurrenzdruck und damit einhergehendem kühlen Arbeitsklima kommen. Und was, wenn die ursprünglich angedachte Fachkraft doch nicht zur neuen Stelle passt? Zusätzliche Fortbildungen können mitunter sehr kostenintensiv sein. Schnell machen sich dann Frustration und Demotivation breit und der Gedanke kommt auf, dass eine externe Besetzung womöglich doch die bessere Entscheidung gewesen wäre. Und zu guter Letzt geht der viel geschätzte Blick von außen verloren. Nur schwerlich ist es möglich, durch einen Stellenwechsel, die Betriebsblindheit zu verlieren und neue Sichtweisen und Meinungen in das Unternehmen zu tragen.

Auch wenn der Gedanke schön ist, die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und ihnen z. B. durch interne Weiterbildungen weitere Karrieremöglichkeiten zu eröffnen, in der internen Rekrutierung lauern auch einige Herausforderungen. Schnell kann es dadurch zu Konkurrenzdruck und damit einhergehendem kühlen Arbeitsklima kommen. Und was, wenn die ursprünglich angedachte Fachkraft doch nicht zur neuen Stelle passt? Zusätzliche Fortbildungen können mitunter sehr kostenintensiv sein. Schnell machen sich dann Frustration und Demotivation breit und der Gedanke kommt auf, dass eine externe Besetzung womöglich doch die bessere Entscheidung gewesen wäre. Und zu guter Letzt geht der viel geschätzte Blick von außen verloren. Nur schwerlich ist es möglich, durch einen Stellenwechsel, die Betriebsblindheit zu verlieren und neue Sichtweisen und Meinungen in das Unternehmen zu tragen.


Vor welchen Herausforderungen steht die Personalbeschaffung

Auf dem heutigen Arbeitsmarkt haben Bewerberinnen und Bewerber mehr Auswahl als je zuvor. Der Fachkräftemangel macht sich bemerkbar und so sehen sich immer mehr Unternehmen als Akteure im “War for Talents”. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die um die besten Talente konkurrieren, dafür zu sorgen, dass sich Ihr Unternehmen von der Masse abhebt. Die richtigen Personalmarketingmaßnahmen helfen Ihnen dabei, zu zeigen, wie sich Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet. Kommunizieren Sie auf den unterschiedlichsten Kanälen, warum Sie die richtige Wahl sind und akquirieren Sie mit Ihren Argumenten Ihre Wunschkandidatinnen und -kandidaten. Eine aussagekräftige Arbeitgebermarke trägt wesentlich dazu bei, Top-Bewerber davon zu überzeugen, Ihr Unternehmen anderen vorzuziehen. Wenn Sie also die Besten der Besten für sich gewinnen wollen, sollten Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen.️

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