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Personalauswahl:
Definition, Kriterien & Prozess

Eine Frau interviewt einen Mann im Vorstellungsgespräch. Der Mann ist nicht fokussiert. Nur seine linke Körperhälfte ist von hinten sichtbar. Im Fokus steht die Frau, die freundlich lächelt und sich Notizen an ihrem Tablet macht.

Mit kluger und sauber aufgesetzter Personalauswahl die beste Entscheidung treffen

Die Personalauswahl ist ein komplexer Prozess in der Personalbeschaffung, bei dem viele verschiedene Faktoren eine Rolle spielen. Einer der wichtigsten Aspekte dieses Prozesses ist die Analyse der Bewerber bzw. Bewerberinnen. Schließlich kosten falsche Entscheidungsprozesse kurz bis langfristig jedoch nur Zeit und Geld.

Die Auswahl, Schulung und Entwicklung von Personal ist ein kostspieliger Prozess. Eine falsche Entscheidung an dieser Stelle führt zu einer höheren Fluktuation, die sich negativ auf die Produktivität, die Effizienz und die Stimmung Ihres Teams auswirken kann. Mitarbeitende bzw. ganze Abteilungen fällt es dann schwer, Arbeitsroutinen zu entwickeln, wenn sie (permanent) neue Mitarbeitende einarbeiten oder offene Stellen ausfüllen müssen.

Personalauswahl Definition: Wichtiges Verfahren für den Unternehmenserfolg

Die Personalauswahl enthält sämtliche Abläufe und Maßnahmen, die die Erstellung des Stellenprofils, die Analyse und Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten – interne wie externe – sowie die finale Entscheidung für oder gegen Bewerbende betreffen. In jedem Unternehmen stellt dies einen recht kritischen Prozess dar, der einen großen Einfluss auf die Qualität der Mitarbeitenden und die Gesamtleistung des Unternehmens haben kann.

Dieser Personalauswahlprozess sollte klar definiert sein und auf wissenschaftlichen Untersuchungen beruhen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie und alle beteiligten Personen die besten Talente für die ausgeschriebene Stelle auswählen.
Die Analyse der Kandidaten bzw. Kandidatinnen basiert auf der Eignungsdiagnostik, die eine wissenschaftliche Vorhersage über den Erfolg bei einer bestimmten Tätigkeit ermöglichen soll. Anhand verschiedener Kriterien bewerten Recruiterinnen und Recruiter mithilfe dieser Diagnostik die Eignung eines Kandidaten bzw. einer Kandidatin für eine Position. Dies ermöglicht ein umfassenderes und objektiveres Auswahlverfahren, als sich auf seine Instinkte oder das eigene Bauchgefühl zu verlassen.

Es ist dabei wichtig, mehrere Kriterien in den Auswahlprozess einzubeziehen, da kein einzelner Faktor die Arbeitsleistung genau vorhersagen kann. Durch die Anwendung eines umfassenden Ansatzes bei der Personalauswahl können Sie und Ihr Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten Mitarbeitenden für die anstehenden Aufgaben einstellen.

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Kriterien bei der Personalauswahl

Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass Sie Ihr Personal über ein standardisiertes Bewerbungsverfahren auswählen sollten, wenn nicht sogar müssen. Dieses erspart Ihnen auf lange Sicht Geld und Ärger, verbesserte die Transparenz Ihres gesamten Recruiting-Prozesses – und damit die Vertrauenswürdigkeit in Ihr Unternehmen.

Ein Mann und eine Frau sitzen sich während des Bewerbungsgesprächs gegenüber. Die Frau ist nicht fokussiert, der Blick geht über ihre rechte Schulter. Der Mann ist im Fokus, er lächelt freundlich.

Objektivität ist eine schwer zu erreichendes Ziel bei der Durchführung der Personalauswahl bzw. von Personalbeurteilungen. Die natürliche menschliche Tendenz, die eigene subjektive Meinung einfließen zu lassen – auch wenn sie häufig unbewusst wirkt – zeigt sich in unserer Interaktion mit anderen Personen. Die Attraktivität eines Bewerbers bzw. einer Bewerberin kann zum Beispiel die Bewertung positiv bzw. negativ beeinflussen. Strukturierte Interviews unterstützen dabei, die Objektivität bei Personalentscheidungen zu wahren ; im Gegensatz zu freie n Interviews mit spontanen Fragen, die sich in den meisten Fällen nicht objektiv bewerten lassen.

Objektivität ist eine schwer zu erreichendes Ziel bei der Durchführung der Personalauswahl bzw. von Personalbeurteilungen. Die natürliche menschliche Tendenz, die eigene subjektive Meinung einfließen zu lassen – auch wenn sie häufig unbewusst wirkt – zeigt sich in unserer Interaktion mit anderen Personen. Die Attraktivität eines Bewerbers bzw. einer Bewerberin kann zum Beispiel die Bewertung positiv bzw. negativ beeinflussen. Strukturierte Interviews unterstützen dabei, die Objektivität bei Personalentscheidungen zu wahren ; im Gegensatz zu freie n Interviews mit spontanen Fragen, die sich in den meisten Fällen nicht objektiv bewerten lassen.


Die Zuverlässigkeit eines Prozesses ist ein wichtiges Maß für seine Wiederholbarkeit. Stellen Sie sich bei der Personalauswahl die folgende Frage: Wäre meine bzw. unsere Beurteilung dieselbe, wenn wir den Prozess wiederholen würden? Im Idealfall wäre dies der Fall, was bedeutet, dass keine externen Faktoren Ihre Ergebnisse beeinflussen würden. Der Einsatz von automatisierten Analysen von Persönlichkeitstests oder kognitiven Leistungstests hilft Ihnen, diese Art von Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Die Hinzunahme des menschlichen Faktors wird höchstwahrscheinlich zu einem anderen Ergebnis und/oder einer anderen Entscheidung oder einer anderen Gewichtung der Auswahlkriterien führen. Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)

Die Zuverlässigkeit eines Prozesses ist ein wichtiges Maß für seine Wiederholbarkeit. Stellen Sie sich bei der Personalauswahl die folgende Frage: Wäre meine bzw. unsere Beurteilung dieselbe, wenn wir den Prozess wiederholen würden? Im Idealfall wäre dies der Fall, was bedeutet, dass keine externen Faktoren Ihre Ergebnisse beeinflussen würden. Der Einsatz von automatisierten Analysen von Persönlichkeitstests oder kognitiven Leistungstests hilft Ihnen, diese Art von Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Die Hinzunahme des menschlichen Faktors wird höchstwahrscheinlich zu einem anderen Ergebnis und/oder einer anderen Entscheidung oder einer anderen Gewichtung der Auswahlkriterien führen. Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)


Die Auswahl eines Talents ganz allein aufgrund seiner bisherigen Verdienste, gesammelten Erfahrungen und Qualifikationen zu treffen, ist fahrlässig. Vielmehr sollte eine fundierte Einschätzung darüber, ob er oder sie die Anforderungen des Arbeitsplatzes erfüllen kann, Sie bei der Personalauswahl unterstützen. Deshalb brauchen Sie ein (zusätzliches) Instrument und damit ein Personalauswahlverfahren, das sowohl die aktuellen Fähigkeiten als auch das (künftige) Potenzial bewerten kann.

Die Auswahl eines Talents ganz allein aufgrund seiner bisherigen Verdienste, gesammelten Erfahrungen und Qualifikationen zu treffen, ist fahrlässig. Vielmehr sollte eine fundierte Einschätzung darüber, ob er oder sie die Anforderungen des Arbeitsplatzes erfüllen kann, Sie bei der Personalauswahl unterstützen. Deshalb brauchen Sie ein (zusätzliches) Instrument und damit ein Personalauswahlverfahren, das sowohl die aktuellen Fähigkeiten als auch das (künftige) Potenzial bewerten kann.


Unternehmen müssen bei der Suche nach potenziellen Mitarbeitenden verstärkt den Cultural Fit im Blick behalten. Daher sollten Sie darauf achten, nicht nur diejenigen in die engere Auswahl aufzunehmen, die in Ihre Unternehmenskultur passen, sondern auch jene Personen, deren Werte mit den eigenen übereinstimmen.

Unternehmen müssen bei der Suche nach potenziellen Mitarbeitenden verstärkt den Cultural Fit im Blick behalten. Daher sollten Sie darauf achten, nicht nur diejenigen in die engere Auswahl aufzunehmen, die in Ihre Unternehmenskultur passen, sondern auch jene Personen, deren Werte mit den eigenen übereinstimmen.


 

Das Personalauswahlverfahren: Mit klaren Zielen und Kriterien den passenden Kandidaten ermitteln

Ehe Sie in die Umsetzung bei der Personalauswahl gehen, gilt es Messgrößen bzw. Auswahlkriterien festzulegen, die Sie bei Ihren Kandidatinnen und Kandidaten erfragen wollen. Versuchen Sie die Anforderungsbereiche zu trennen und für jeden Bereich wiederum Auswahlkriterien festzulegen.

Ein Mann interviewt eine Frau in einem Vorstellungsgespräch. Er ist im Fokus des Bildes und schaut interessiert. Eine Hand, in der er einen Stift hält, liegt an seinem Kinn und erweckt den Eindruck, als würde er nachdenken.

Folgende Tabelle kann Sie dabei unterstützen:

Anforderungsbereich

Auswahlkriterien


Tätigkeit aufgrund der eigenen Qualifikation

 
  • Know-how
  • fachliche Kompetenz und Erfahrungswerte
  • Handlungskompetenz
  • Sozialkompetenz
  • Lösungsorientierung


Individuelle Zufriedenheit und persönliche Bedürfnisse

 
  • (intrinsische) Motivation
  • Innere Antriebe (Zugehörigkeit, Arbeitsleistung und Macht)
  • Haltung und Werte


Entwicklungspotenziale

 
  • Lernfähigkeit und Lernbereitschaft
  • Leistungspotenzial
  • Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein
  • Sozialkompetenz

Instrumente der Personalauswahl

Für Ihren Personalauswahlprozess gibt es mehrere Verfahren, die Sie anwenden können, um die richtigen Bewerberinnen und Bewerber zu gewinnen und die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuwählen. Diese Verfahren verlaufen entlang der Candidate Journey und sollten Ihnen bei jedem Schritt die höchstmögliche Qualität garantieren.

Noch bevor Sie eine Stellenanzeige schalten, sollten Sie eine detaillierte Anforderungsanalyse durchführen. Dabei geht es darum, die Stelle und die Anforderungen an die Bewerberinnen und Bewerber so detailliert wie möglich zu beschreiben. Wahrscheinlich gibt es eine alte Stellenanzeige, die Sie als Grundlage verwenden können. Bedenken Sie jedoch, dass neue Aufgaben hinzugekommen sein können oder sich die Aufgaben im Laufe der Zeit geändert haben.

Führen Sie daher ein ausführliches Gespräch mit der Person, die die Stelle heute noch ausübt, und auch mit Mitarbeitenden, Abteilungs- und Teamleiterinnen und -leiter. Fragen Sie, welche Aufgaben zu der Stelle gehören, aber auch, welche Kritikpunkte es an der Stellenbeschreibung und den Aufgaben gibt. Ziel ist es, sich ein möglichst klares Bild von der aktuellen Situation zu machen, damit Sie eine realistische und aktuelle Stellenanzeige erstellen können.

Noch bevor Sie eine Stellenanzeige schalten, sollten Sie eine detaillierte Anforderungsanalyse durchführen. Dabei geht es darum, die Stelle und die Anforderungen an die Bewerberinnen und Bewerber so detailliert wie möglich zu beschreiben. Wahrscheinlich gibt es eine alte Stellenanzeige, die Sie als Grundlage verwenden können. Bedenken Sie jedoch, dass neue Aufgaben hinzugekommen sein können oder sich die Aufgaben im Laufe der Zeit geändert haben.

Führen Sie daher ein ausführliches Gespräch mit der Person, die die Stelle heute noch ausübt, und auch mit Mitarbeitenden, Abteilungs- und Teamleiterinnen und -leiter. Fragen Sie, welche Aufgaben zu der Stelle gehören, aber auch, welche Kritikpunkte es an der Stellenbeschreibung und den Aufgaben gibt. Ziel ist es, sich ein möglichst klares Bild von der aktuellen Situation zu machen, damit Sie eine realistische und aktuelle Stellenanzeige erstellen können.


Wenn Sie anhand dieses Inputs nun ein Anforderungsprofil erstellt oder sogar bereits eine Liste geeigneter Bewerber und Bewerberinnen erstellt haben, gilt es diese nun noch etwas besser kennenzulernen. In der Personalauswahl gibt es dafür verschiedene Interview-Optionen.

Das Telefoninterview steht meist am Anfang des Prozesses, gefolgt von weiteren Gesprächen. Dies ist eine gute Möglichkeit, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen und festzustellen, ob eine gemeinsame Basis besteht.

Das Videointerview ist eine weitere Möglichkeit, die Sie nutzen sollten. So haben Sie die Möglichkeit, auch die nonverbale Kommunikation der Kandidatin bzw. des Kandidaten zu beobachten und sich ein Bild von ihrer bzw. seiner Persönlichkeit zu machen.

Das persönliche Gespräch gilt im Allgemeinen als die beste Option, Ihren Kandidaten bzw. Ihre Kandidatin kennenzulernen. Denn hier können Sie die ganze Person, ihre Gestik und Mimik sowie ihr Verhalten sehen. In der Regel ist die Atmosphäre hier gelöster und sie können durch spontane und direkte Folgefragen noch ein wenig mehr über die Person erfahren als in anderen Interviewformen.

Wenn Sie anhand dieses Inputs nun ein Anforderungsprofil erstellt oder sogar bereits eine Liste geeigneter Bewerber und Bewerberinnen erstellt haben, gilt es diese nun noch etwas besser kennenzulernen. In der Personalauswahl gibt es dafür verschiedene Interview-Optionen.

Das Telefoninterview steht meist am Anfang des Prozesses, gefolgt von weiteren Gesprächen. Dies ist eine gute Möglichkeit, sich einen ersten Eindruck zu verschaffen und festzustellen, ob eine gemeinsame Basis besteht.

Das Videointerview ist eine weitere Möglichkeit, die Sie nutzen sollten. So haben Sie die Möglichkeit, auch die nonverbale Kommunikation der Kandidatin bzw. des Kandidaten zu beobachten und sich ein Bild von ihrer bzw. seiner Persönlichkeit zu machen.

Das persönliche Gespräch gilt im Allgemeinen als die beste Option, Ihren Kandidaten bzw. Ihre Kandidatin kennenzulernen. Denn hier können Sie die ganze Person, ihre Gestik und Mimik sowie ihr Verhalten sehen. In der Regel ist die Atmosphäre hier gelöster und sie können durch spontane und direkte Folgefragen noch ein wenig mehr über die Person erfahren als in anderen Interviewformen.


Referenzen. Es ist üblich, dass die Bewerberinnen bzw. Bewerber Referenzen wie Arbeitsproben oder Arbeitszeugnisse in ihrem Lebenslauf aufführen. Es ist jedoch auch Ihr gutes Recht, diese Informationen selbst einzuholen. Dies kann über Unternehmensnetzwerke, Artikel in Zeitschriften oder Blogs, die der Bewerber oder die Bewerberin verfasst hat, oder andere professionelle und relevante Veröffentlichungen geschehen. Ebenso denkbar ist es, Kontakt zu ehemaligen Kolleginnen, Kollegen sowie Vorgesetzten aufzunehmen.

Referenzen. Es ist üblich, dass die Bewerberinnen bzw. Bewerber Referenzen wie Arbeitsproben oder Arbeitszeugnisse in ihrem Lebenslauf aufführen. Es ist jedoch auch Ihr gutes Recht, diese Informationen selbst einzuholen. Dies kann über Unternehmensnetzwerke, Artikel in Zeitschriften oder Blogs, die der Bewerber oder die Bewerberin verfasst hat, oder andere professionelle und relevante Veröffentlichungen geschehen. Ebenso denkbar ist es, Kontakt zu ehemaligen Kolleginnen, Kollegen sowie Vorgesetzten aufzunehmen.


Assessment Center, Arbeitsproben und Probearbeiten gehören zu den aufwändigeren Instrumenten der Personalauswahl. Dennoch lohnt sich der Aufwand, da sie eine gute Prognose zur Arbeitsleistung des Kandidaten bzw. der Kandidatin ermöglichen. So kann beispielsweise ein Vorstellungsgespräch in Kombination mit einer Arbeitsprobe ein vollständigeres Bild von den Fähigkeiten eines Talents vermitteln als eine der beiden Instrumente allein.

Assessment Center, Arbeitsproben und Probearbeiten gehören zu den aufwändigeren Instrumenten der Personalauswahl. Dennoch lohnt sich der Aufwand, da sie eine gute Prognose zur Arbeitsleistung des Kandidaten bzw. der Kandidatin ermöglichen. So kann beispielsweise ein Vorstellungsgespräch in Kombination mit einer Arbeitsprobe ein vollständigeres Bild von den Fähigkeiten eines Talents vermitteln als eine der beiden Instrumente allein.


Die Herausforderung für Sie besteht darin, einen Mix an Instrumenten im Personalauswahlprozess zu entwickeln, das eine genaue Vorhersage zur Eignung der Kandidatinnen und Kandidaten gewährleistet und gleichzeitig für Ihr Unternehmen kosteneffizient ist.

Zwei Männer unterhalten sich im Büro.

Fazit: Personalauswahl verlangt Weitsicht, Strategie und Fingerspitzengefühl

Die Personalabteilung ist in der Regel federführend bei der Personalauswahl generell und speziell bei der Erstellung des Anforderungsprofils und der Analyse. Häufig sichten die Mitarbeitenden der Personalabteilung die Bewerbungsunterlagen nach bestimmten Qualifikationen und treffen eine Vorauswahl. In die weiteren Verfahren, häufig das Vorstellungsgespräch oder Assessment Center, sind in der Regel die Vorgesetzten eingebunden.

In einigen Unternehmen, die auch strukturell stark auf Teamarbeit setzen, findet die Personalauswahl oft im Team statt. Auf diese Weise lernen die Kandidaten und Kandidatinnen ihre potenziellen Kollegen und Kolleginnen so früh wie möglich kennen. Das ermöglicht eine gründlichere Bewertung der einzelnen Kandidaten und Kandidatinnen und stellt sicher, dass die ausgewählte Person gut in das Team passt, mit dem sie am engsten zusammenarbeiten wird. Letztlich führt dies zu einer besseren Gesamterfahrung bei diesem Auswahlprozess sowohl für Arbeitnehmende als auch für den Arbeitgeber.

Bitte bedenken Sie: Aktuell verändert sich der Arbeitsmarkt zu einem Arbeitnehmermarkt, sodass sich Unternehmen bei Talenten bewerben. Auch deshalb sollten Sie auf einen seriösen und transparenten Personalauswahlprozess und -tests achten, die Kandidatinnen und Kandidaten als angenehm empfinden – und die sie nicht abschrecken.

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