- Bearbeitung der Post sowie Formulierung von Korrespondenz (deutsch und englisch, Briefe und Emails)
- Terminplanung, -Verfolgung und -Koordination für die Institutsleitung und deren Vertretung
- Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Vorbereitung benötigter Unterlagen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Betreuung in- und ausländischer Gäste in deutscher und englischer Sprache, Führen, Schreiben und Verteilen der Protokolle
- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen in deutscher und englischer Sprache
- Institutsseitige administrative Unterstützung der Institutsleitung beim Projekt "Neubau"
- Sachbearbeitung: Projekte und Vorhaben
- Formulierung und Zusammenstellung von Projektzielen und Projekten aus Protokollen, Gesprächsnotizen u. ä.
- Verfolgung von Aufrufen für EU-Förderungen, Erstellen von Vorschlägen für die Beteiligung der Einrichtung, Berücksichtigung DLR-interner administrativer Vorgaben
- Ermitteln und Verfolgen alternativer Projektförderungsmöglichkeiten und Erarbeiten von Vorschlägen
- Überwachung interner administrativer Vorgaben bei Geheimhaltungsvereinbarungen mit Projektpartnern
- Erstellen der Ressourcenplanung für die Projektleitungen, gem. der Vorkalkulation für unterschiedliche Projektphasen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, o.ä.)
- Profunde Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich der Projektassistenz oder vergleichbare erworbene Qualifikation
- Langjährige praktische Berufserfahrung in der Entwicklung, Umsetzung und Pflege von Berichtssystemen sowie der Recherche und Aufbereitung von Fachinformationen
- Erfahrung im Büromanagement (wie Reiseplanung und -Umsetzung, Organisation von Terminen und Besprechungen)
- Erfahrung im Bereich Betriebswirtschaft (Management, Rechnungswesen, Marketing/Kundenkontakt o. ä.)
- Kenntnisse zur Erstellung von Projektterminplänen und Verfolgung von Terminen
- Sicherer Umgang mit Büro- und Planungssoftware und dem MS Office-Paket
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Idealerweise schnelle Auffassungsgabe, stringente Zielverfolgung und termingerechte Umsetzung
- Loyalität und Gewandtheit im Umgang mit Akteuren aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft wünschenswert
- Verständnis für wissenschaftliche Vorgehensweisen und technische Zusammenhänge ist von Vorteil
- Ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit willkommen
- Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur
- Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf
- Teamorientierter Arbeitsatmosphäre
Mein Ansprechpartner
Tizian Otto
Referenznummer
615082/1
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E-Mail:
tizian.otto@hays.de