Ihre Aufgaben
- Bearbeitung der Post sowie Formulierung von Korrespondenz (deutsch und englisch, Briefe und Emails)
- Terminplanung, -Verfolgung und -Koordination für die Institutsleitung und deren Vertretung
- Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Vorbereitung benötigter Unterlagen
- Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Betreuung in- und ausländischer Gäste in deutscher und englischer Sprache, Führen, Schreiben und Verteilen der Protokolle
- Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen in deutscher und englischer Sprache
- Institutsseitige administrative Unterstützung der Institutsleitung beim Projekt "Neubau"
- Sachbearbeitung: Projekte und Vorhaben
- Formulierung und Zusammenstellung von Projektzielen und Projekten aus Protokollen, Gesprächsnotizen u. ä.
- Verfolgung von Aufrufen für EU-Förderungen, Erstellen von Vorschlägen für die Beteiligung der Einrichtung, Berücksichtigung DLR-interner administrativer Vorgaben
- Ermitteln und Verfolgen alternativer Projektförderungsmöglichkeiten und Erarbeiten von Vorschlägen
- Überwachung interner administrativer Vorgaben bei Geheimhaltungsvereinbarungen mit Projektpartnern
- Erstellen der Ressourcenplanung für die Projektleitungen, gem. der Vorkalkulation für unterschiedliche Projektphasen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, o.ä.)
- Profunde Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Nachgewiesene Berufserfahrung im Bereich der Projektassistenz oder vergleichbare erworbene Qualifikation
- Langjährige praktische Berufserfahrung in der Entwicklung, Umsetzung und Pflege von Berichtssystemen sowie der Recherche und Aufbereitung von Fachinformationen
- Erfahrung im Büromanagement (wie Reiseplanung und -Umsetzung, Organisation von Terminen und Besprechungen)
- Erfahrung im Bereich Betriebswirtschaft (Management, Rechnungswesen, Marketing/Kundenkontakt o. ä.)
- Kenntnisse zur Erstellung von Projektterminplänen und Verfolgung von Terminen
- Sicherer Umgang mit Büro- und Planungssoftware und dem MS Office-Paket
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Idealerweise schnelle Auffassungsgabe, stringente Zielverfolgung und termingerechte Umsetzung
- Loyalität und Gewandtheit im Umgang mit Akteuren aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft wünschenswert
- Verständnis für wissenschaftliche Vorgehensweisen und technische Zusammenhänge ist von Vorteil
- Ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit willkommen
Ihre Benefits
- Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur
- Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf
- Teamorientierter Arbeitsatmosphäre
Über Hays
Der Bereich IT ist unsere Kernkompetenz, auf deren Grundlage sich Hays entwickelt hat. Wir sind das größte privatwirtschaftlich organisierte IT-Personaldienstleistungsunternehmen in Deutschland und haben für jede Karrierestufe das passende Angebot – egal ob Sie an Vakanzen in agilen KMUs oder starken DAX-Konzernen interessiert sind. Wir beherrschen die komplette IT-Klaviatur von Support bis zur Softwarearchitektur oder Digitalisierung – dank unseres umfangreichen Portfolios ist für jeden etwas dabei. So konnten wir in den vergangenen Jahrzehnten im Rahmen einer Life-Long-Partnerschaft unzählige Fach- und Führungskräfte aus der IT dabei unterstützen, die Weichen für eine erfolgreiche Karriere zu stellen. Unser Beratungsteam ist spezialisiert und somit in der Lage, auf Ihre Wünsche und Vorstellungen einzugehen und Sie auf Bewerbungsgespräche und Vertragsverhandlungen bestens vorzubereiten. Probieren Sie es aus und erfahren Sie, was der Markt Ihnen zu bieten hat – völlig kostenfrei, diskret und unverbindlich! Wir freuen uns auf Sie.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
- 1
- 2
- 3
- 4
1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
© Copyright Hays plc, . Das Wort HAYS, die H-Symbole, „Hays Working for your tomorrow" und „Powering the world of work" sowie damit verbundene Logos und Illustrationen sind eingetragene Markenzeichen der Hays PLC. Die H-Symbole sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.