Assistenz der Projektleitung (m/w/d)
Aufgaben
- Sie übernehmen das Meeting-Management, welches die Erstellung und Pflege eines Projekt-Meeting-Kalenders, die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie die Protokollierung der To-dos und Ergebnisse beinhaltet
- Sie unterstützen aktiv beim Aufgabenmonitoring und Aufgabencontrolling insbesondere hinsichtlich der Koordination der offenen Posten Liste im Projekt und der Schnittstellenkoordination zum Projekt Office des Projektsteuerers
- Zudem sind Sie bei der Pflege der Projekttools, insbesondere Pflege der Berechtigungen, Pflege / Erweiterung der Strukturen und ggf. der Pflege der Inhalte unterstützend tätig
- Sie übernehmen die formale Kontrolle der Leistungsnachweise der externen Dienstleister sowie die formale Prüfung der Rechnungen inklusive Eingangsüberwachung und Erinnerung und führen einen ersten Abgleich mit Planansätzen sowie einen Plausibilitäts-Check durch
- Sie unterstützen bei der Koordination der externen Dienstleister und der Kommunikation mit diesen. Dabei sind Sie erste Anlaufstelle für Fragen und agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten
Profil
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, Kaufmann für IT-System Management oder Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position idealerweise als Projektassistenz (gerne im IT-Bereich)
- Sie bringen sehr gute Kenntnisse und einen routinierten Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen mit
- Erfahrungen mit Projekt-Tools (z.B. Jira) oder Kenntnisse in MS-Project sind wünschenswert
- Sie haben eine stark ausgeprägte Fähigkeit, adressatengerecht in Wort und Schrift zu kommunizieren und besitzen Deutschkenntnisse, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen
Benefits
- Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
- Engagiertes, innovatives, freundliches Team
- Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
- Herausfordernde Projektinhalte
Über Hays
Der Bereich IT ist unsere Kernkompetenz, auf deren Grundlage sich Hays entwickelt hat. Wir sind das größte privatwirtschaftlich organisierte IT-Personaldienstleistungsunternehmen in Deutschland und haben für jede Karrierestufe das passende Angebot – egal ob Sie an Vakanzen in agilen KMUs oder starken DAX-Konzernen interessiert sind. Wir beherrschen die komplette IT-Klaviatur von Support bis zur Softwarearchitektur oder Digitalisierung – dank unseres umfangreichen Portfolios ist für jeden etwas dabei. So konnten wir in den vergangenen Jahrzehnten im Rahmen einer Life-Long-Partnerschaft unzählige Fach- und Führungskräfte aus der IT dabei unterstützen, die Weichen für eine erfolgreiche Karriere zu stellen. Unser Beratungsteam ist spezialisiert und somit in der Lage, auf Ihre Wünsche und Vorstellungen einzugehen und Sie auf Bewerbungsgespräche und Vertragsverhandlungen bestens vorzubereiten. Probieren Sie es aus und erfahren Sie, was der Markt Ihnen zu bieten hat – völlig kostenfrei, diskret und unverbindlich! Wir freuen uns auf Sie.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Kontakt bei Hays
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