Eine lächelnde Person

Jobprofil

Personalsach-
bearbeiter (m/w/d)

Personalsachbearbeiter haben eine tragende Rolle in zahlreichen Angelegenheiten des Personalwesens. Sie kümmern sich im Unternehmen um vielfältige administrative Tätigkeiten, angefangen beim Onboarding von Mitarbeitenden bis hin zum Austritt am Ende des Arbeitsverhältnisses. Welche Aufgaben Personalsachbearbeiter dabei haben, welche Fähigkeiten und Qualifikationen Sie mitbringen sollten und welches Gehalt Personalsachbearbeiter erhalten, erläutern wir in diesem Hays Jobprofil. 

Key Facts
Personalsachbearbeiter

Aufgaben

  • Administrative und verwaltungstechnische Aufgaben wie die Pflege von Personalakten oder die Vorbereitung von Arbeitsverträgen 

Ausbildung

  • Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung oder Studium mit dem Schwerpunkt Personal

Skills

  • Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Umgang mit gängigen Tools und Programmen, strukturierte Arbeitsweise und gute Kommunikationsfähigkeiten

Gehalt

  • Ø 46.700 € brutto Jahresgehalt

Aufgaben

  • Administrative und verwaltungstechnische Aufgaben wie die Pflege von Personalakten oder die Vorbereitung von Arbeitsverträgen 

Ausbildung

  • Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung oder Studium mit dem Schwerpunkt Personal

Skills

  • Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Umgang mit gängigen Tools und Programmen, strukturierte Arbeitsweise und gute Kommunikationsfähigkeiten

Gehalt

  • Ø 46.700 € brutto Jahresgehalt

  • Für Bewerbende
  • Für Unternehmen

Sie suchen Personalsachbearbeiter Jobs (m/w/d)?

Als Personalsachbearbeiterin bringen Sie Ihr Know-how Organisation des administrativen Bereichs des Bewerbermanagements sowie in der Beantwortung interner und externer Anfragen in ein Unternehmen ein. Sie haben die Wahl, ob Sie in der Personaldienstleistungsbranche, der Industriebranche, als oder in vielen weiteren Branchen tätig werden wollen. 

Sie suchen einen Personalsachbearbeiter (m/w/d)?

Sie benötigen einen Personalsachbearbeiter, der mit seinem Fachwissen den administrativen Bereich Ihres Unternehmens mitverantwortet? Mit dem spezialisierten Know-how in Ihrer Branche, Verwaltungskenntnissen sowie Erfahrung in der Personalführung können Experten vielfältige administrative und verwaltungstechnische Aufgaben übernehmen. Wir haben die richtigen Kandidaten für Sie. 

Was ist ein Personalsachbearbeiter? Definition und Überblick

Personalsachbearbeiter arbeiten unabhängig von einer konkreten Branche. Sie verantworten die Administration eines Unternehmens. Dazu übernehmen sie Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben und werden für Routinetätigkeiten in aktuelle Personalprojekte eingebunden.

Personalsachbearbeiter sind in allen Branchen gefragt und haben daher gute Aussichten auf verantwortungsvolle Stellen. Der Großteil der Personalsachbearbeitungs-Stellen wird in Personaldienstleistungsunternehmen angeboten. Industrieunternehmen, Dienstleistungsunternehmen, im wissenschaftlichen und technischen Bereich sowie Handel, Banken und Versicherungen wird ebenfalls nach qualifizierten Personalsachbearbeitern gesucht. 

Als optimale Voraussetzung für einen schnellen Einstieg in Voll- oder Teilzeit gilt eine kaufmännische Ausbildung mit einer Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter oder zum Personalkaufmann bzw. -kauffrau. Auch mit einem Studium mit dem Schwerpunkt Personal haben Interessenten beste Chancen. Informieren Sie sich jetzt über das Fachgebiet Personalsachbearbeitung!

Personalsachbearbeiter Gehalt: Ein umfassender Überblick

Das durchschnittliche Gehalt von Personalsacharbeitern in Deutschland liegt laut dem Hays HR-Gehaltsreport 2023 bei 46.700 € jährlich. 

Ein entscheidender Faktor für die Höhe des Verdiensts von Personalsachbearbeitern ist der höchste Bildungsabschluss. Personalsachbearbeiter mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium erhalten einen deutlich höheren Verdienst. Außerdem hänt der Verdienst von Personalsachbearbeitern stark vom Standort ab. Dabei ist das Gehalt in Süddeutschland deutlich höher als im Norden. Die höchsten Gehälter können Personalsachbearbeitern in Baden-Württemberg erwarten, während der Verdienst in Sachsen am geringsten ausfällt. 

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Einstiegsgehalt als Personalsachbearbeiter: Junior Personalsachbearbeiter Gehalt 

Das Einstiegsgehalt als Personalsachbearbeiter und in der HR-Branche ist im Allgemeinen eher unterdurchschnittlich. Das Einstiegsgehalt von Personalsachbearbeiterinnen ist mit geringer Berufserfahrung stark abgängig vom höchsten Bildungsabschluss und der möglichen Personalverantwortung. 

So verdienen HR-Fachkräfte mit einer abgeschlossenen Ausbildung laut dem Hays Gehaltsreport 2023 im Schnitt 47.700 €. HR-Fachkräfte, die ein Bachelorstudium absolviert haben, verdienen im Durchschnitt 53.800 € und HR-Fachkräfte, mit einem abgeschlossenen Masterstudium, verdienen im Mittelwert 66.600 €. 

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Senior Personalsachbearbeiter Gehalt: Was verdient ein Personalsachbearbeiter mit Berufserfahrung?

Der Verdienst von HR-Fachkräften steigt mit wachsender Berufserfahrung und Personalverantwortung. Dabei lohnt es sich, Ausdauer zu zeigen und Führung zu übernehmen.

Teamleitungen im HR-Bereich können mit mehr als 15 Jahren Berufserfahrung einen Gehaltsanstieg von 45% erfahren. Der Hays HR-Gehaltsreport 2023 zeigt außerdem, dass Abteilungsleiterinnen mit mehr als 15 Jahren Berufserfahrung einen Gehaltsanstieg von 53%  und Bereichsleiteren einen Gehaltsanstieg von durchschnittlich 72% erhalten können. 

Was macht ein Personalsachbearbeiter? Aufgaben und Tätigkeiten

Ein Personalsachbearbeiter erledigt vielfältige administrative und verwaltungstechnische Aufgaben. 

Personalsachbearbeiterinnen sind unter anderem für die Pflege und Führung der Personalakten zuständig und kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeitenden des Unternehmens. Des Weiteren können Personalsachbearbeiter Teil des administrativen Bereichs des Bewerbermanagements sein. Die Aufgaben von Personalsachbearbeiterinnen beinhalten außerdem die Unterstützung beim Ein- und Austritt von Mitarbeitenden in die Organisation. 

Im Bereich der Personaladministration sind sie zudem für die Vorbereitung und Unterstützung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen für das Personal und das Unternehmen zuständig. Auch die kompetente Beantwortung von internen und externen Anfragen und aktuellen Personalprojekten gehört zum Berufsalltag eines Personalsachbearbeiters. Ansonsten liegen die Tätigkeiten einer Personalsachbearbeiterin in der Überwachung von Krankheits- und Arbeitszeiten und der Verwaltung des Urlaubanspruchs. Zusätzlich gehört das Koordinieren von Schulungen, Dienstreisen und Weiterbildungen zu den Aufgaben eines Personalsachbearbeiters.  Bei vielen dieser Tätigkeiten arbeiten Personalsachbearbeiterinnen in enger Zusammenarbeit mit anderen HR-Fachkräften, wie beispielsweise Personalreferenten oder Recruiterinnen. 
 

Überblick: Personalsachbearbeiter Aufgaben

  • Pflege von Personalakten 
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Organisation des administrativen Bereichs des Bewerbermanagements
  • Beantwortung interner und externer Anfragen
  • Mitwirken an aktuellen Personalprojekten
  • Unterstützung beim Ein- und Austritt neuer Mitarbeitenden in die Organisation
  • Überwachung von Urlaubsanspruch, Krankheits- und Arbeitszeit
  • Koordination Schulungen, Dienstreisen und Weiterbildungen
  • Vorbereitung und Unterstützung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen für Mitarbeiter und Unternehmen 

Überblick: Personalsachbearbeiter Aufgaben

  • Pflege von Personalakten 
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Organisation des administrativen Bereichs des Bewerbermanagements
  • Beantwortung interner und externer Anfragen
  • Mitwirken an aktuellen Personalprojekten
  • Unterstützung beim Ein- und Austritt neuer Mitarbeitenden in die Organisation
  • Überwachung von Urlaubsanspruch, Krankheits- und Arbeitszeit
  • Koordination Schulungen, Dienstreisen und Weiterbildungen
  • Vorbereitung und Unterstützung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen für Mitarbeiter und Unternehmen 

Junior Personalsachbearbeiter Aufgaben 

Als Junior Personalsachbearbeiter werden Personalsachangestellte mit weniger als 5 Jahren Berufserfahrung bezeichnet.

Hier sind einige Besonderheiten an den Aufgaben eines Junior Personalsachbearbeiters: 

  • stehen am Anfang ihrer Karriere und bauen ihr Wissen und ihre Expertise aus durch unterschiedliche Aufgaben im Berufsalltag 
  • führen grundlegende administrativen und verwaltungstechnischen Aufgaben durch, in denen sie ihr Wissen anwenden können und sich neues Wissen aneignen

Senior Personalsachbearbeiter Aufgaben 

Hier sind einige Besonderheiten an den Aufgaben einer Senior Personalsachbearbeiterin: 

  • haben bereits langjährige Erfahrung und damit verbunden ein tiefgreifendes Wissen und Expertise im Bereich der Personalsachbearbeitung
  • führen administrative und verwaltungstechnische Aufgaben durch, welche mehr Verantwortung und Wissen benötigen, wie beispielsweise die Koordination von Schulungen und Weiterbildungen
  • unterstützen und begleiten Junior Personalsachbearbeiter in unterschiedlichen Anliegen 

Wie wird man Personalsachbearbeiter? Ausbildung,
Studium & Weiterbildung

Um in den Beruf des Personalsachbearbeiters einzusteigen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Interessierte können eine Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich absolvieren, und im Anschluss eine Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter oder zur Personalkauffrau ergänzen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Bachelor- oder Masterstudium mit dem Schwerpunkt Personalwesen zu absolvieren. Auch als Quereinsteiger im Bereich des Personalwesens hat man mit den passenden Fähigkeiten vielversprechende Chancen, einen Job als Personalsachbearbeiter zu finden und damit erfolgreich zu werden.

Personalsachbearbeiter Ausbildung

Obwohl es keine direkte Ausbildung zur Personalsachbearbeiterin gibt, ist eine Ausbildung trotzdem ein guter Startpunkt, um dem Beruf zu erlernen. 

Am besten eignen sich Ausbildungen im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich. Solche Ausbildungen dauern im Normalfall drei Jahre, es gibt jedoch oft die Möglichkeit die Ausbildungsdauer zu verkürzen. Dafür muss die Auszubildende entweder eine außergewöhnlich gute Leistung während der Ausbildung vorweisen oder bereits Wissen durch eine ähnliche Ausbildung mitbringen. Nach der erfolgreich absolvierten Ausbildung können die Absolventen sich für eine Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter entscheiden. Diese baut auf den bereits in der Ausbildung erlernten Grundlagen auf.

Illustration - Zwei Personen

Weiterbildung als Personalsachbearbeiter

Die Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter ist eine beliebte und geschätzte Möglichkeit, eine Karriere als Personalsachbearbeiter zu starten.

Entscheidet man sich für eine Weiterbildung als Personalsachbearbeiterin hat man verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Die Weiterbildung kann entweder in Teilzeit, Vollzeit oder als Fernstudium absolviert werden, entweder in Präsenz oder online. 

Die Dauer der Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter hängt stark von der gewählten Form der Weiterbildung ab. Entscheidet man sich für eine Fortbildung zur Personalsachbearbeiterin in Präsenz, so besteht diese meist aus Seminaren am Abend oder am Wochenende. Bei der online Personalsachbearbeiter Fortbildung lernen die Interessierten selbstständig von zuhause aus, mit Materialien, welche vom Anbieter gestellt werden. 

Beide Arten der Personalsachbearbeiter Weiterbildung werden mit einer Prüfung abgeschlossen bei deren erfolgreicher Absolvierung ein Zertifikat ausgestellt wird. 

Die allgemeine Anerkennung des Zertifikates hängt von der Bekanntheit des Anbieters ab, weshalb man den Anbieter mit Bedacht auswählen sollte. Auf dem Markt gibt es verschiedene Anbieter, welche verschiedene Zusammenstellungen der Weiterbildungen anbieten. So können Interessierte die passende Weiterbildung zur Personalsachbearbeiterin entsprechend ihrer Bedürfnisse und Umstände absolvieren.

Personalsachbearbeiter Studium

Auch der akademische Weg über ein Studium kann die Karriere als Personalsachbearbeiter ermöglichen. Während es kein direktes Personalsachbearbeiter Studium gibt, stehen einem trotzdem zahlreiche Studiengänge für eine spätere Kariere als Personalsachbearbeiterin zur Auswahl. Dazu zählen beispielsweise die Richtungen Personalmanagement, Human Resources, Psychologie oder BWL.

Eine Möglichkeit ist es, ein klassisches Vollzeitstudium im Bereich des Personalwesens zu absolvieren, beispielsweise an einer Hochschule. An Fachhochschulen gibt es Studiengänge oft berufsbegleitend, sodass schon während des Studiums wertvolle Praxiserfahrung gesammelt werden kann. Dadurch kann man sich bei der Suche von Personalsachbearbeiter Jobs von anderen Kandidaten abheben. Während des Studiums erhält man umfassende Einblicke in verschiedene Bereiche, wie beispielsweise die Betriebswirtschaftslehre, Personalmanagement oder Arbeitsrecht. Nach Abschluss eines Studiums im Bereich des Personalwesen hat man tiefgehendes Wissen in den Themenbereichen rund um den Beruf der Personalsachbearbeiterin.

Illustration - Drei stehende Bücher

Personalsachbearbeiter Quereinstieg

Der Quereinstieg als Personalsacharbeiter bzw. der Quereinstieg im Personalwesen ist weit verbreitet, da man die benötigten Fähigkeiten in vielen verschiedenen Ausbildungen und Studien erlernt. Die meisten Personalsachbearbeiter-Quereinsteiger kommen ursprünglich aus dem Bereich der Rechtswissenschaften. In diesem Bereich haben die Quereinsteigerinnen ein tiefgehendes Wissen im Arbeits- und Vertragsrecht, welches essenziell wichtig ist für die Vorbereitung und Unterstützung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen. 

Den Quereinstieg zum Personalsachbearbeiter wagen außerdem viele Sozialwissenschaftlerinnen und Sozialwissenschaftler. Personen aus diesem Bereich haben oft gute analytische Fähigkeiten, welche für die Aufgaben eines Personalsachbearbeiters von großer Bedeutung sind. Während ein Quereinstieg zum Personalsachbearbeiter ohne spezifische Weiterbildung möglich ist, wird eine Weiterbildung zur Personalsachbearbeiterin oft empfohlen. In der Weiterbildung zum Personalsachbearbeiter werden spezifische Qualifikationen und Fähigkeiten erlernt, welche die Chancen auf einen Job als Personalsachbearbeiterin erhöhen.
 

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Fähigkeiten eines Personalsachbearbeiters

Personalsachbearbeiter bilden die Schnittstelle zwischen den Anliegen der Mitarbeitenden und den administrativen und verwaltungstechnischen Aufgaben, die damit einhergehen. Um diesen Aufgaben und Anforderungen bestmöglich gerecht zu werden, müssen Personalsachbearbeiterinnen eine Vielzahl an sowohl Hard- als auch Softskills mitbringen. 

Wichtig für die Arbeit als Personalsachbearbeiter sind ausgeprägte Kenntnisse im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Außerdem ist es für die täglichen Aufgaben von Personalsachbearbeiterinnen wichtig, über gute Kenntnisse in der Buchführung und im Controlling zu verfügen, um diese sorgfältig und zielgenau auszuführen. Ein routinierter Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook), Tools und Programmen sind weitere Voraussetzungen für den Job des Personalsachbearbeiters. 

Auch Soft Skills sind essenziell, um Erfolg im Beruf der Personalsachbearbeiterin zu haben. Zu den Soft Skills, die ein guter Personalsachbearbeiter mitbringen sollte, zählen beispielsweise eine Affinität zu strukturiertem und systematischem Arbeiten. Dies ist wichtig, um auch in hektischen Momenten organisatorisches Talent unter Beweis zu stellen. Außerdem muss man über ein gutes Zeitmanagement verfügen, um zwischen Deadlines und Terminen organisiert und effizient zu arbeiten. Darüber hinaus wird die Personalsachbearbeiterin von einem hohen Maß an Kommunikationstalent ausgezeichnet, um konstruktiv und verständlich mit allen Beteiligten zu kommunizieren. 

Zusammengefasst brauchen Personalsachbearbeiter folgende Soft und Hard Skills:

  • Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Kenntnisse im Bereich der Buchführung
  • Kenntnisse im Bereich des Controllings
  • Routinierter Umgang mit Tools und Programmen
  • Strukturierte und systematische Arbeitsweise
  • Gutes Zeitmanagement
  • Starke Kommunikationsfähigkeit

 Personalsachbearbeiter Karriere: Chancen auf dem Arbeitsmarkt

Der Hays Fachkräfteindex zeigt, dass die Nachfrage nach HR-Fachkräften in den letzten zwei Jahren zwar zurückgegangen ist, die Stellen jedoch weiterhin stark gefragt sind.

Personalsachbearbeiterinnen können in Unternehmen aller Branchen arbeiten und haben daher viele Möglichkeiten bei der Berufswahl. 

Der Großteil der Jobs als Personalsachbearbeiter wird in Dienstleistungsunternehmen angeboten, da ihr Kerngeschäft mit einem hohen Aufwand für Personalsacharbeiter einhergeht. Auch in Industrieunternehmen, Dienstleistungsunternehmen, im wissenschaftlichen und technischen Bereich sowie im Handel, in Banken und Versicherungen sind qualifizierte Personalsachbearbeiter gefragt und haben gute Aussichten auf verantwortungsvolle Stellen. Mit dem wachsenden Bewusstsein für gutes Personalmanagement steigen außerdem die Tätigkeiten und die Bedeutung der Fachkräfte für die Unternehmen. 

Drei SAP Kollegen stehen um Laptop herum

Gibt es unterschiedliche Jobs und Aufgaben in Personalabteilungen?

Wer im Personalwesen tätig sein möchte, hat diverse Möglichkeiten bei der Berufswahl. Denn in Personalabteilungen gibt es die unterschiedlichsten Aufgabengebiete. So ist es in großen Unternehmen üblich, dass es neben den Personalsachbearbeiterinnen und -sachbearbeitern noch folgende Jobs in der Personalabteilung gibt:

  • Personalberaterinnen und Personalberater: Diese übernehmen den kompletten Rekrutierungsprozess eines Unternehmens und beraten bei sämtlichen Personalentscheidungen.
  • Personalleiterinnen und Personalleiter: Sie sind für die Strategie, die Abläufe und Prozesse der gesamten Personalabteilung zuständig, vermitteln innerhalb des Unternehmens zwischen Führungsetage, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und dem Betriebsrat.
  • Personalreferentin und Personalreferent: Als Allrounder im Personalwesen sind sie für die Deckung des Personalbedarfes sowie die Planung und Umsetzung von Recruitingprozessen zuständig. Außerdem sorgen sie für optimale Arbeitsbedingungen bestehender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

 Top Stellenangebote für Personalsachbearbeiter Jobs in ganz Deutschland

faq

Was macht man als Personalsachbearbeiter?

Die Aufgaben von Personalsachbearbeiterinnen sind dabei breit gefächert und teilweiße abhängig von der Größe und Aufstellung des Unternehmens. Im Allgemeinen beinhalten die Tätigkeiten von Personalsachbearbeitern das Verantworten des administrativen Bereiches in Unternehmen jeglicher Wirtschaftsbereiche. Dabei übernehmen sie Aufgaben im Bereich der Verwaltungs- und Sachbearbeitung.

Die Aufgaben von Personalsachbearbeiterinnen sind dabei breit gefächert und teilweiße abhängig von der Größe und Aufstellung des Unternehmens. Im Allgemeinen beinhalten die Tätigkeiten von Personalsachbearbeitern das Verantworten des administrativen Bereiches in Unternehmen jeglicher Wirtschaftsbereiche. Dabei übernehmen sie Aufgaben im Bereich der Verwaltungs- und Sachbearbeitung.


Was verdient ein Personalsachbearbeiter?

Das durchschnittliche Gehalt von Personalsacharbeitern liegt laut dem Hays Gehaltsreport 2023 bei 46.700 € jährlich und variiert stark durch unterschiedliche Faktoren. Die Höhe des Gehalts ist bei gleicher Position stark abhängig vom höchsten Bildungsabschluss. Außerdem hängt der Verdienst von Personalsachbearbeitern vom Standort des Unternehmens ab.

Das durchschnittliche Gehalt von Personalsacharbeitern liegt laut dem Hays Gehaltsreport 2023 bei 46.700 € jährlich und variiert stark durch unterschiedliche Faktoren. Die Höhe des Gehalts ist bei gleicher Position stark abhängig vom höchsten Bildungsabschluss. Außerdem hängt der Verdienst von Personalsachbearbeitern vom Standort des Unternehmens ab.


Welche Ausbildung braucht man als Personalsachbearbeiter?

Interessierte können eine Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich absolvieren, und anschließend eine Weiterbildung zur Personalsachbearbeiterin machen. Ein Studium mit dem Schwerpunkt Personal ist ebenfalls eine gute Möglichkeit. Zudem haben auch Quereinsteiger mit den passenden Fähigkeiten vielversprechende Chancen auf einen Job als Personalsachbearbeiter.

Interessierte können eine Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich absolvieren, und anschließend eine Weiterbildung zur Personalsachbearbeiterin machen. Ein Studium mit dem Schwerpunkt Personal ist ebenfalls eine gute Möglichkeit. Zudem haben auch Quereinsteiger mit den passenden Fähigkeiten vielversprechende Chancen auf einen Job als Personalsachbearbeiter.


Was ist der Unterschied zwischen Personalreferent und Personalsachbearbeiter?

Personalreferentinnen arbeiten in der Personalentwicklung und Personalverwaltung und sind für die Verwaltung von Ein- bis Austritt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuständig. Personalsachbearbeiter hingegen sind die Ansprechpartner für administrative Anliegen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wie die Pflege von Personalakten oder bei Fragen zu Arbeitsverträgen.

Personalreferentinnen arbeiten in der Personalentwicklung und Personalverwaltung und sind für die Verwaltung von Ein- bis Austritt von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuständig. Personalsachbearbeiter hingegen sind die Ansprechpartner für administrative Anliegen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wie die Pflege von Personalakten oder bei Fragen zu Arbeitsverträgen.