Verwaltungssekretär (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Mitarbeiten im Rahmen des Sitzungsmanagements, insbesondere organisatorisches Vor- und Nachbereiten der Vorstandssitzungen und eigenständiges elektronisches Verwalten der Sitzungen und Sitzungsunterlagen im Sitzungsmanagement-System (mit Applikationsbetreuung) sowie weiterer Besprechungen und Klausursitzungen, auch auf Einladung des Vorstandes
- Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Abteilungssekretariats (z. B. Aufbereiten der Post, Abwickeln von Schriftwechsel, Wiedervorlage, Termin- und Besprechungskoordinierung, Führen des elektronischen Abteilungskalenders und von Kontakteverzeichnissen, Führen der digitalen und physischen Abteilungsablage, Verwalten von Büromaterial, Zusammenstellen von Unterlagen für den Wirtschaftsprüfer, Rechercheaufgaben, etc.)
- Redaktionelles Endprüfen, Sichern von Qualität unter Berücksichtigung von einheitlichen, vorgegebenen Vorgaben und Überführen in unterschriftsreife Fassungen von Schreiben/Niederschriften/Sonstiges der Abteilung
- Fungieren als kompetenter Ansprechpartner sowie in- und externe Schnittstelle
- Vor- und Aufbereiten inklusive Pflege von Unterlagen, Briefen und Übersichten für den Vorstand
- Bearbeiten von Präsentationen
- Ausüben der Zeiterfassungsaufgaben in SAP für die Beschäftigten der Abteilung
- Erfassen von Bedarfsanforderungen und Abfragen von Auftrags- und Kostenstellenberichten in SAP
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zum Rechtsanwaltsgehilfen oder vergleichbar
- Berufserfahrung in einem Sekretariat
- Sicherer Umgang in den aktuellen MS Office-Anwendungen sowie Software-Kenntnisse im Kontext Gremienmanagement, Datenbankanwendungen, CRM
- Sicherer Umgang in der Umsetzung der DIN-Norm 5008 sowie Festlegungen für Anschriften und Anreden
- Gewissenhafte, ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
- Sicheres, freundliches Auftreten, selbstständiges Arbeiten, Teamfähigkeit, geistige und zeitliche Flexibilität, Belastbarkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfreude und -fähigkeit
- Loyalität, Diskretion und Verschwiegenheit
Ihre Benefits
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
- Eine durch jährliche Umfragen bestätigte hohe Mitarbeiterzufriedenheit
- Übernahme in Festanstellung bei unserem Kunden geplant
Gehaltsinformationen
- Das Jahresgehalt für diese Position beträgt 42.000 – 51.000 Euro (auf Vollzeit-Basis). (Abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung). Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Talenten spannende Aufgaben und attraktive Positionen. Ob in einem internationalen Konzern oder bei einem regionalen marktführenden Unternehmen: Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihrer Erfahrung. Mit uns finden Sie das passende Umfeld – und das völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
+49 221 88041 257© Copyright Hays plc, . Das Wort HAYS, die H-Symbole, „Hays Working for your tomorrow" und „Powering the world of work" sowie damit verbundene Logos und Illustrationen sind eingetragene Markenzeichen der Hays PLC. Die H-Symbole sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.