Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren im Bereich Liefer-/Dienstleistungen sowie Beschaffung von Waren und Dienstleistungen anhand von Bedarfsmeldungen der Organisationseinheiten bzw. Bedarfsermittlung sowie Marktrecherche/-Erkundung und Auftragswertschätzung
- Erstellung von Übersichten zum zeitlichen Ablauf sowie Beratung der Organisationseinheiten zum Vergabeverfahren und Festlegung der Vergabeverfahrensart und Erstellung der Verdingungsunterlagen sowie Festlegung der Eignungs-/Wertungskriterien in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, der Geschäftsstelle der Magistratsvergabekommission, dem Rechtsamt oder externen Stellen
- Erfassung und Bearbeitung der Vergabe im AI Vergabemanager und Bearbeitung von Bekanntmachungen und Bieter Fragen
- Angebotsprüfung nach Angebotsöffnung durch die Submissionsstelle sowie Nachforderung von Unterlagen sowie Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes unter Beachtung der städt. Beschaffungs- und Vergaberichtlinien
- Vorbereitung der Vergabeentscheidung inkl. Einholung der erforderlichen Genehmigungen und Erstellung von Absageschreiben
- Abschluss des Vergabeverfahrens durch Zuschlagserteilung oder Aufhebung und revisionssichere Dokumentation des Vergabeverfahrens sowie Betreuung Vertragsabwicklung
- Erstellung einer Etat-Übersicht im Hinblick auf die finanzielle Mittelverwendung, Organisation des Vertragsbeginns, Pflege von Wiedervorlageterminen, Bearbeitung von (Verlängerungs-) Optionen, Bearbeitung von Nachträgen oder Vertragsanpassungen
- Grundsatztätigkeiten im Bereich Vergabe, Vergaberecht und Ausschreibungsverfahren
- Verfassen der erforderlichen internen und externen Korrespondenz wie Aktenvermerke und E-Mails, Führen von Telefonaten, Dokumentation des bearbeiteten Vorgangs
- Führen der Grundsatzakten des Sachgebietes für den Bereich Vergabemanagement, Schriftgutverwaltung anhand der AGA (Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung), aussortieren der Unterlagen zur Aktenvernichtung, regelmäßige Aktualisierung der Arbeitsunterlagen
Ihr Profil
- Befähigung für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst oder abgeschlossenes, einschlägiges Hochschulstudium (Diplom (FH)/ Bachelor) bzw.
- Abschluss als Verwaltungsfachwirt oder abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung Erfahrung im Bereich von Ausschreibungen und Vergabewesen, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
- Kenntnisse im Vergabe-/Vertragsrecht von Liefer- und Dienstleistungen
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
- Kenntnisse im AI Vergabemanager sind von Vorteil
- Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen sowie SAP wünschenswert
Ihre Benefits
- Homoffice möglich
Über Hays
Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Talenten spannende Aufgaben und attraktive Positionen. Ob in einem internationalen Konzern oder bei einem regionalen marktführenden Unternehmen: Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihrer Erfahrung. Mit uns finden Sie das passende Umfeld – und das völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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