Assistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Diverser Schriftverkehr nach Vorlage bzw. Abstimmung mit den Projektleitungen und dessen Ablage
- Überwachung von Fristen und der Wiedervorlage
- Vergabe-, Nachtragsunterlagen versandfertig machen zur Vorlage bei der Magistrats-Vergabe-Kommission
- Nicht berücksichtigte Angebote mit den Anforderungen der Firmen für die Ausschreibungsunterlagen ablegen und kennzeichnen
- Änderung von Geschäftspartnerdaten bzw. Beantragen der Neuanlage
- Mahnungen bearbeiten, dazu Berechtigung prüfen und ggf. Zahlungen beschleunigt veranlassen
- Abfragen und Überwachung der Buchungen in Zusammenarbeit mit dem Kassen- und Steueramt sowie den Bauherrenämtern, Selbständige Nachforschung im SAP nach Rechnungsvorgängen
- Schlussgerechnete Bauakten nach Ordnungssystem sortieren und beschriften
- Bearbeitung von Firmenanfragen oder Weiterleitung nach Abstimmung mit den Projektleitungen
- Anfordern von Bürgschaften
- Anforderung von Auszügen aus dem Wettbewerbsregister
- Klärung des Sachstands zur Einnahme/Ausgabe mit der zuständigen Rechnungsführung bzw. Anordnung/Freigabe bei Rückgabe der Bürgschaft
- Erstellen von Bestellscheinen, Zahlungsanordnungen sowie Architekten- und Ingenieurverträgen
- Organisation von Besprechungsterminen und Protokollierung
- Rechnerische Prüfung von eingehenden Rechnungen
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossene technische Ausbildung aus dem Bereich Elektrotechnik oder Maschinenbau
- Möglichst Kenntnisse in der kaufmännischen, technischen Projektabwicklung und Grundkenntnisse VOB wünschenswert
- Versiert im Umgang mit PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS – Office-Paket)
- Sehr sorgfältige Arbeitsweise
- Termingenauigkeit
- Hohe Kommunikationsfähigkeit
- SAP-Kenntnisse sind wünschenswert, aber nicht Voraussetzung
- Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung
Ihre Benefits
- Angenehmes Arbeitsklima
- Attraktive Sozialleistungen
- Aussicht auf Folgeprojekte
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
Über Hays
Im Bereich Construction & Property vermitteln wir Fach- und Führungskräfte in der Bau- und Immobilienbranche. Wir unterstützen Sie und unsere Kundenunternehmen in allen Bereichen des Hoch- & Tiefbaus sowie im Facility Management, im Großanlagenbau, in der TGA oder im Real Estate Management. Als überregionales, weltweit agierendes Personaldienstleistungsunternehmen können wir Ihnen sowohl Positionen und Projekte in Ihrer Nähe als auch bundes- und weltweit anbieten – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
- 1
- 2
- 3
- 4
1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
+ 49 621 1788-4297© Copyright Hays plc, . Das Wort HAYS, die H-Symbole, „Hays Working for your tomorrow" und „Powering the world of work" sowie damit verbundene Logos und Illustrationen sind eingetragene Markenzeichen der Hays PLC. Die H-Symbole sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.