Programmassistenz (m/w/d)
Ihre Aufgaben
- Verantwortlich für Onboarding und Offboarding von Projektmitarbeitern
- Erstellung von Workshopkonzepten und Organisation der Workshops
- Übernahme von im Büroalltag anfallenden Aufgaben wie Organisation der Versorgung mit Büromaterialien/ Hardware , Hilfe bei der Organisation von Umzügen etc.
- Organisation von Besprechungen für Projektmitarbeiter und Programm Management, Organisation von Verpflegung nach Bedarf
- Räume-Management für Projekt-/Programm- KollegInnen
- Mitwirkung bei der Erstellung von Konzepten und Organisation von Projektreviews, Unterstützung bei der Erstellung von Projektpräsentationen
- Besuchermanagement wie Besucheranmeldung, Organisation der Transfers, Ausweismanagement, Organisation der Schließberechtigungen
- Unterstützung der Projekte bei der Stundenabrechnung der externen Firmen, Unterstützung bei der kaufmännischen Rechnungsprüfung
- Unterstützung bei der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Social Events und Teambuilding-Maßnahmen
- Pflege und Anpassung von diversen projektspezifischen Templates
- Pflege diverser projektspezifischer Listen wie Kontaktliste, Bürobelegungspläne, Schulungslisten
- Entwicklungsmöglichkeit zum Junior Projekt Management Office (PMO)
Ihr Profil
- Kaufmännische/administrative Ausbildung
- Kommunikationsstark, eigeninitiativ und freundlich im Umgang mit Teammitarbeitern
- Sicherer Umgang mit MS-Office- Anwendungen ( Word, Excel, PowerPoint)
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse
- Grundkenntnisse in SAP
- Erfordert ein gewisses Maß an Kreativität und Spielraum. Planung und Zeitmanagement, Multitasking, Arbeitserfahrung in der administrativen und geschäftlichen Unterstützung von Managerpositionen
- Fähigkeit, Informationen zu sammeln und zu überwachen und ergebnisorientiert zu denken.
Ihre Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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