Ihre Aufgaben
- Übernahme von Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie Pflege der An- und Abwesenheiten in SAP, Kalender- und Terminpflege, Erstellung von Korrespondenz und Präsentationen, Organisation von Dienstreisen, Meetings, Catering und Raumbuchung
- Bestellung von Büromaterial und Arbeitsmaterialien, Bedarfsanforderungen und Koordination/Überwachung von Dienstleistungen sowie die zugehörige Abrechnung und Rechnungsprüfung
- Mitarbeit bei der Erstellung von SOPs, Terminverfolgung der SOP-Revisionen sowie SOP-Pflege in Life Doc, Unterstützung beim Management des Workflows in Life Doc (inkl. Archivierung)
- Koordination von betriebsärztlichen Untersuchungen sowie Pflege und Nachhalten der Untersuchungsdaten
- Unterstützung bei der Dokumentenerstellung und Einstellung in Systemen, Verwaltung der zentralen Ablage des DSFP (Drug Substance Finishing Plant) sowie Pflege und Verwaltung von Zugängen (Ausweise, Userlisten in Systemen), Pflege der Trainigsmatrix der Schulungsdatenbank My learning
- Vorbereitung von Audits, inklusive Terminkoordination
- Überwachung und Koordination von betrieblichen Serviceaufgaben wie Reinigung, Essensversorgung, Pest Control (inklusive Begleitung Rundgänge)
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z. B. Bürokaufmann, Fremdsprachenkorrespondent oder vergleichbar fundiere Erfahrung im administrativen Bereich
- Sicherer Umgang mit diversen Softwares, zum Beispiel der MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Planung und Zeitmanagement, Multitasking, Berufserfahrung in der administrativen und geschäftlichen Unterstützung von Managern.
- Erfahrung mit SAP / Concur
- Freude an der Arbeit im Team, kombiniert mit ausgeprägtem Organisationsgeschick
- Hohes Maß an Flexibilität, Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Verschwiegenheit
- Ein gewisses Maß an Kreativität und Vielfältigkeit ist erforderlich
- Sehr gute Kommunikations- und Koordinationskompetenz.
- Starke Sozialkompetenz.
- Fähigkeit, Informationen zu beschaffen und zu überwachen sowie lösungsorientiertes Denken
Ihre Benefits
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
- Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie ebenso wie in der Biotechnologie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Ansprechpartner, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Experten, um sich beruflich zu entwickeln und an ihrer Karriere zu arbeiten. Ihnen als Kandidat bieten wir dabei als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
Ihr Kontakt bei Hays
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