Hays

Administrative Assistenz (m/w/d)

Großraum Mainz | Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
Referenznummer
506312/1
Startdatum
sofort
Meine Aufgaben
  • Selbstständige Führung des Sekretariats und Organisation von Meetings und Videokonferenzen
  • Betreuung von Gästen
  • Unterstützung bei Reiseplanungen und Abrechnung der Reisekosten
  • Bestellung von Publikationen aller Art
  • Organisation von Warensendungen inklusive Gefahrguttransporten unter Einhaltung der Richtlinien und Standards, sowie Archivierung der entsprechenden Dokumentation
  • Unterstützung der Mitarbeiter*innen bei der Erstellung von Verträgen, Durchführung von Denied Party Screens, Korrespondenz mit Vertragspartnern und Zusammenstellung von Vertragsunterlagen für die Compliance Prüfung
  • Unterstützung im Bestellwesen und im Rechnungswesen
  • Einholen von notariellen Beglaubigungen und anderen gesetzlichen bzw. juristischen Dokumenten
Meine Qualifikationen
  • Ausbildung zum Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbarer Abschluss
  • Fundierte Berufserfahrung.
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Kenntnisse: SAP, Import und Export, Erfahrungen mit MS Office, Planen von Meetings mit Outlook, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Online-Kommunikation (z.B. WebEx und Teams etc.)
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein und Erfahrung mit Compliance und anderen Richtlinien
  • Effektive Selbstorganisation
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowie Spaß an der Arbeit in internationalen Teams und gute Umgangsformen
Meine Vorteile
  • Internationales Unternehmen
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie ebenso wie in der Biotechnologie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Ansprechpartner, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Experten, um sich beruflich zu entwickeln und an ihrer Karriere zu arbeiten. Ihnen als Kandidat bieten wir dabei als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Mein Kontakt bei Hays

Referenznummer
506312/1

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Telefon: + 49 621 1788-4297
E-Mail: positionen@hays.de